¿Cuáles son los mejores consejos para la gestión de recibos?
La gestión de recibos debe comenzar con los esfuerzos comprometidos para garantizar que todos los documentos sean precisos y completos. Luego, se debe tomar una decisión sobre dónde se mantendrán los registros. Una vez que hay un área designada para los recibos, deben clasificarse en las principales categorías y subcategorías. Para simplificar el proceso, las personas pueden considerar la conversión de registros en papel en archivos digitales.
Las personas deben darse cuenta de lo importante que es la gestión de recibos y cuán costosa puede ser si se descuida la tarea. Teniendo en cuenta esta importancia, el primer paso para administrar los recibos es asegurarse de que sean completos y precisos. Esto es especialmente importante cuando los documentos están escritos a mano. Las autoridades fiscales y los empleadores tienden a requerir información detallada para que un registro se considere válido.
La gestión de recibos es diferente de mantener los recibos. Cuando una persona simplemente tiene la costumbre de mantener estos documentos, puede colocar descuidadamente a algunos en un lugar y otras en diferentes loc.Ationes y solo redondearlos cuando sea necesario. Gestionar los recibos significa que los documentos se mantienen de manera organizada en una sola ubicación.
Una de las recomendaciones iniciales para organizar los recibos es separar los documentos de acuerdo con su relevancia. Por ejemplo, una persona puede necesitar mantener recibos para transacciones personales, gastos laborales y sus propios gastos de pequeñas empresas. En casos como este, ella debe mantener tres archivos diferentes. Para simplificar las cosas, a medida que se agregan registros a cada archivo, deben colocarse en subcategorías. Por ejemplo, los recibos de combustible y los recibos de entretenimiento deben mantenerse separados.
Una forma de simplificar drásticamente la gestión de recibos es escanearlos en una computadora y mantener registros digitales. Hacer esto de forma regular lo convierte en una tarea mucho menos ardua de lo que será si se acumula una pila de documentos y se debe escanear a la vez. Otro beneficio de la administración digital es que cada registro se les puede dar etiquetas, lo que facilitará la referencia mucho más fácil. Dado que siempre existe la posibilidad de que algo le suceda a la computadora de una persona, es mejor asegurarse de que estos archivos estén respaldados.
Las personas sin el tiempo, el conocimiento o la paciencia para convertir sus recibos en papel en registros digitales pueden considerar considerar los servicios de gestión de documentos. Este tipo de proveedor de servicios generalmente acepta recibos en varios formatos y los escanearán y organizarán para sus clientes. Sin embargo, antes de pagar por este tipo de servicio, es mejor asegurarse de que las partes con las que deben compartirse los registros las aceptarán en este formato.