Hvad er de bedste tip til kvitteringsstyring?
Kvitteringsstyring bør begynde med engagerede bestræbelser på at sikre, at alle dokumenter er nøjagtige og komplette. Derefter bør der træffes beslutning om, hvor posterne føres. Når der er et bestemt område til kvitteringerne, skal de sorteres i hovedkategorier og underkategorier. For at forenkle processen kan det være en god ide at overveje at konvertere papirregistre til digitale filer.
Enkeltpersoner skal indse, hvor vigtig kvitteringsstyring er, og hvor dyrt det kan være, hvis opgaven forsømmes. I betragtning af denne betydning er det første skridt i forvaltningen af kvitteringer at sikre sig, at de er komplette og nøjagtige. Dette er især vigtigt, når dokumenterne er håndskrevne. Skattemyndigheder og arbejdsgivere har en tendens til at kræve detaljerede oplysninger, hvis en registrering skal betragtes som gyldig.
Kvitteringsstyring adskiller sig fra at holde kvitteringer. Når en person blot har en vane at opbevare disse dokumenter, kan hun uforsigtigt placere nogle på et sted og andre på forskellige steder og kun runde dem op, når det er nødvendigt. Håndtering af kvitteringer betyder, at dokumenterne opbevares organiseret på et enkelt sted.
En af de indledende henstillinger til organisering af kvitteringer er at adskille dokumenter i henhold til deres relevans. For eksempel kan en person være nødt til at opbevare kvitteringer for personlige transaktioner, arbejdsudgifter og hendes egne små forretningsudgifter. I tilfælde som dette skal hun vedligeholde tre forskellige filer. For at forenkle sagen, da poster tilføjes til hver fil, skal de placeres i underkategorier. F.eks. Skal brændstofindtægter og underholdningsindtægter holdes adskilt.
En måde at drastisk forenkle styring af modtagelse er ved at scanne dem til en computer og vedligeholde digitale poster. At gøre dette regelmæssigt gør det til en meget mindre besværlig opgave, end det vil være, hvis en stak dokumenter er samlet og skal scannes på én gang. En anden fordel ved digital styring er, at hver post kan få tags, hvilket vil gøre det meget lettere at henvise dem. Da der altid er muligheden for, at der kan ske noget med en persons computer, er det bedst at sikre sig, at disse filer er sikkerhedskopieret.
Personer uden tid, viden eller tålmodighed til at konvertere deres papirindtægter til digitale poster vil muligvis overveje dokumentstyringstjenester. Denne type tjenesteudbyder accepterer normalt kvitteringer i flere formater, og de scanner og organiserer dem efter deres klienter. Før du betaler for denne type service, er det imidlertid bedst at sikre dig, at de parter, som posterne skal deles med, accepterer dem i dette format.