領収書管理に最適なヒントは何ですか？

領収書管理は、すべての文書が正確かつ完全であることを確認するためのコミットされた努力から始める必要があります。次に、記録がどこに保持されるかについて決定を下す必要があります。領収書に指定された領域があると、それらは主要なカテゴリとサブカテゴリに分類する必要があります。プロセスを簡素化するために、個人は紙のレコードをデジタルファイルに変換することを検討することをお勧めします。

個人は、領収書管理の重要性と、タスクが無視された場合にどれだけ費用がかかるかを理解する必要があります。この重要性を考慮すると、領収書を管理する最初のステップは、それらが完全かつ正確であることを確認することです。これは、ドキュメントが手書きである場合に特に重要です。税務当局と雇用主は、記録が有効であると見なされる場合、詳細情報を要求する傾向があります。

領収書の管理は、領収書を維持することとは異なります。人が単にこれらの文書を保持する習慣を持っている場合、彼女は不注意にある場所にいくつかを、他の場所に異なるlocに配置するかもしれません必要に応じてそれらを丸めるだけです。領収書の管理とは、ドキュメントが単一の場所で組織化された方法で保持されることを意味します。

領収書を整理するための最初の推奨事項の1つは、その関連性に応じて文書を分離することです。たとえば、個人は、個人的な取引、労働支出、および彼女自身の小規模事業費のために領収書を保持する必要がある場合があります。このような場合、彼女は3つの異なるファイルを維持する必要があります。問題を簡素化するために、各ファイルにレコードが追加されると、サブカテゴリに配置する必要があります。たとえば、燃料の領収書とエンターテイメントの領収書は別々に保つ必要があります。

領収書管理を大幅に簡素化する1つの方法は、それらをコンピューターにスキャンしてデジタルレコードを維持することです。これを定期的に行うと、ドキュメントのスタックが蓄積され、一度にスキャンする必要がある場合よりもはるかに困難なタスクになります。デジタル管理のもう1つの利点は、各レコードにタグを付与できることです。これにより、参照がはるかに簡単になります。人のコンピューターに何かが起こる可能性が常にあるため、これらのファイルがバックアップされていることを確認するのが最善です。

紙の領収書をデジタルレコードに変換する時間、知識、または忍耐のない個人は、ドキュメント管理サービスを検討することをお勧めします。このタイプのサービスプロバイダーは一般に、いくつかの形式で領収書を受け入れ、クライアントのためにスキャンして整理します。ただし、このタイプのサービスに支払う前に、レコードを共有する必要がある当事者がこの形式でそれらを受け入れることを確認することをお勧めします。