領収書管理の最善のヒントは何ですか？

領収書の管理は、すべての文書が正確で完全であることを保証するための熱心な取り組みから始める必要があります。 次に、記録をどこに保管するかを決定する必要があります。 領収書の指定エリアができたら、主要なカテゴリとサブカテゴリに分類する必要があります。 プロセスを簡素化するために、個人は紙の記録をデジタルファイルに変換することを検討する場合があります。

個人は、レシート管理がいかに重要であり、タスクを怠った場合にどれだけ費用がかかるかを理解する必要があります。 この重要性を考慮して、領収書を管理する最初のステップは、領収書が完全で正確であることを確認することです。 これは、ドキュメントが手書きの場合に特に重要です。 税務当局と雇用主は、記録が有効と見なされる場合、詳細な情報を要求する傾向があります。

領収書の管理は、領収書の保管とは異なります。 人がこれらの文書を保管するだけの習慣がある場合、不注意にある場所にあるものと別の場所にあるものを不注意に配置し、必要な場合にのみ切り上げることがあります。 領収書を管理するということは、ドキュメントが単一の場所に整理された状態で保管されることを意味します。

レシートを整理するための最初の推奨事項の1つは、関連性に応じてドキュメントを分離することです。 たとえば、個人は、個人的な取引、作業支出、および彼女自身の小企業費用の領収書を保持する必要がある場合があります。 このような場合、彼女は3つの異なるファイルを保持する必要があります。 問題を簡素化するために、レコードが各ファイルに追加されると、サブカテゴリに配置する必要があります。 たとえば、燃料領収書と娯楽領収書は別々に保管する必要があります。

領収書管理を大幅に簡素化する1つの方法は、領収書をコンピューターにスキャンしてデジタル記録を維持することです。 定期的にこれを行うと、ドキュメントのスタックが蓄積され、一度にスキャンする必要がある場合に比べて、非常に困難なタスクになります。 デジタル管理のもう1つの利点は、各レコードにタグを付けることができることです。これにより、レコードを参照しやすくなります。 人のコンピューターで何かが起こる可能性は常にあるため、これらのファイルをバックアップすることを確認するのが最善です。

領収書をデジタル記録に変換する時間、知識、または忍耐力のない個人は、文書管理サービスを検討する必要があります。 このタイプのサービスプロバイダーは通常、いくつかの形式の領収書を受け入れ、クライアント用にそれらをスキャンして整理します。 ただし、このタイプのサービスに料金を支払う前に、レコードの共有が必要な関係者がこの形式で受け入れられることを確認することをお勧めします。