Was sind die besten Tipps für die Belegverwaltung?
Die Belegverwaltung sollte mit engagierten Anstrengungen beginnen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind. Dann sollte entschieden werden, wo die Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Sobald ein ausgewiesener Bereich für die Belege vorhanden ist, sollten sie in Hauptkategorien und Unterkategorien sortiert werden. Um den Vorgang zu vereinfachen, möchten Einzelpersonen möglicherweise Papieraufzeichnungen in digitale Dateien konvertieren.
Einzelpersonen sollten erkennen, wie wichtig Belegverwaltung ist und wie teuer es sein kann, wenn die Aufgabe vernachlässigt wird. Angesichts dieser Wichtigkeit besteht der erste Schritt bei der Verwaltung von Belegen darin, sicherzustellen, dass sie vollständig und genau sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente handschriftlich sind. Steuerbehörden und Arbeitgeber verlangen in der Regel detaillierte Informationen, wenn eine Aufzeichnung als gültig angesehen werden soll.
Die Belegverwaltung unterscheidet sich von der Belegverwaltung. Wenn eine Person lediglich die Gewohnheit hat, diese Dokumente aufzubewahren, kann sie einige Dokumente nachlässig an einem Ort und andere an verschiedenen Orten ablegen und sie nur aufrunden, wenn dies erforderlich ist. Das Verwalten von Belegen bedeutet, dass die Dokumente an einem einzigen Ort organisiert aufbewahrt werden.
Eine der ersten Empfehlungen für die Organisation von Belegen besteht darin, Dokumente nach ihrer Relevanz zu trennen. Beispielsweise muss eine Person möglicherweise Belege für persönliche Transaktionen, Arbeitsausgaben und ihre eigenen Ausgaben für kleine Unternehmen aufbewahren. In solchen Fällen sollte sie drei verschiedene Dateien verwalten. Zur Vereinfachung sollten Datensätze, wenn sie zu jeder Datei hinzugefügt werden, in Unterkategorien eingeordnet werden. Zum Beispiel sollten Treibstoff- und Unterhaltungsbelege getrennt aufbewahrt werden.
Eine Möglichkeit, die Belegverwaltung drastisch zu vereinfachen, besteht darin, sie in einen Computer einzuscannen und digitale Aufzeichnungen zu verwalten. Wenn Sie dies regelmäßig tun, ist dies eine weniger anstrengende Aufgabe als wenn sich ein Stapel von Dokumenten ansammelt und sofort gescannt werden muss. Ein weiterer Vorteil der digitalen Verwaltung besteht darin, dass jedem Datensatz Tags zugewiesen werden können, wodurch die Referenzierung erheblich vereinfacht wird. Da es immer die Möglichkeit gibt, dass etwas mit dem Computer einer Person passiert, ist es am besten sicherzustellen, dass diese Dateien gesichert werden.
Personen, die nicht über die Zeit, das Wissen oder die Geduld verfügen, um ihre Papierbelege in digitale Aufzeichnungen umzuwandeln, möchten möglicherweise Dokumentverwaltungsdienste in Betracht ziehen. Diese Art von Dienstanbieter akzeptiert im Allgemeinen Quittungen in verschiedenen Formaten und sie scannen und organisieren sie für ihre Kunden. Bevor Sie für diese Art von Service bezahlen, sollten Sie jedoch sicherstellen, dass die Parteien, mit denen die Datensätze geteilt werden müssen, sie in diesem Format akzeptieren.