Was sind die besten Tipps für das Quittungsmanagement?
Quittungsmanagement sollte mit engagierten Bemühungen beginnen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind. Dann sollte eine Entscheidung getroffen werden, wo die Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Sobald es einen ausgewiesenen Bereich für die Quittungen gibt, sollten sie in wichtige Kategorien und Unterkategorien sortiert werden. Um den Prozess zu vereinfachen, möchten Einzelpersonen möglicherweise in Betracht ziehen, Papierdatensätze in digitale Dateien zu konvertieren. In Anbetracht dieser Bedeutung besteht der erste Schritt bei der Verwaltung von Quittungen darin, sicherzustellen, dass sie vollständig und genau sind. Dies ist besonders wichtig, wenn die Dokumente handgeschrieben werden. Steuerbehörden und Arbeitgeber benötigen tendenziell detaillierte Informationen, wenn ein Datensatz als gültig betrachtet werden soll.
Die Quittungsverwaltung unterscheidet sich von den Einnahmen. Wenn eine Person lediglich die Angewohnheit hat, diese Dokumente zu behaltenund rundet sie nur bei Bedarf zusammen. Verwalten von Quittungen bedeutet, dass die Dokumente an einem einzigen Ort organisiert gehalten werden.
Eine der anfänglichen Empfehlungen für die Organisation von Einnahmen besteht darin, Dokumente entsprechend der Relevanz zu trennen. Zum Beispiel muss eine Person möglicherweise Quittungen für persönliche Transaktionen, Arbeitsausgaben und ihre eigenen Ausgaben für kleine Unternehmen aufbewahren. In solchen Fällen sollte sie drei verschiedene Dateien beibehalten. Um die Angelegenheiten zu vereinfachen, werden Datensätze zu jeder Datei hinzugefügt, die in Unterkategorien platziert werden sollten. Zum Beispiel sollten Kraftstoffeinnahmen und Unterhaltungseinnahmen getrennt gehalten werden.
Eine Möglichkeit, die Quittungsverwaltung drastisch zu vereinfachen, besteht darin, sie auf einen Computer zu scannen und digitale Datensätze zu verwalten. Wenn Sie dies regelmäßig tun. Ein weiterer Vorteil des digitalen Managements besteht darin, dass jeder Datensatz Tags erhalten werden kann, was die Verweise auf sie erheblich erleichtert. Da es immer die Möglichkeit gibt, dass dem Computer einer Person etwas passieren könnte, ist es am besten sicher, dass diese Dateien gesichert sind.
Einzelpersonen ohne Zeit, Wissen oder Geduld, um ihre Papiereinnahmen in digitale Aufzeichnungen umzuwandeln, möchten möglicherweise Dokumentverwaltungsdienste in Betracht ziehen. Diese Art von Dienstleister akzeptiert im Allgemeinen Quittungen in verschiedenen Formaten und scannt und organisiert sie für ihre Kunden. Bevor Sie jedoch für diese Art von Service bezahlen, stellen Sie am besten sicher, dass die Parteien, mit denen die Aufzeichnungen geteilt werden müssen, sie in diesem Format akzeptieren.