Vilka är de bästa tipsna för kvittthantering?
Kvittohantering bör börja med engagerade ansträngningar för att se till att alla dokument är korrekta och fullständiga. Sedan bör ett beslut fattas om var journalerna kommer att hållas. När det finns ett angivet område för kvitton bör de sorteras i huvudkategorier och underkategorier. För att förenkla processen kanske individer vill överväga att konvertera pappersposter till digitala filer.
Individer bör inse hur viktig kvittthantering är och hur kostsam det kan vara om uppgiften försummas. Med tanke på denna vikt är det första steget i hanteringen av kvitton att se till att de är fullständiga och korrekta. Detta är särskilt viktigt när dokumenten är handskrivna. Skattemyndigheter och arbetsgivare tenderar att kräva detaljerad information om en post ska anses vara giltig.
Kvittningshantering skiljer sig från att hålla kvitton. När en person bara har en vana att behålla dessa dokument kan hon slarvigt placera vissa på en plats och andra på olika platser och bara runda upp dem vid behov. Att hantera kvitton innebär att dokumenten hålls på ett organiserat sätt på en enda plats.
En av de första rekommendationerna för att organisera kvitton är att separera dokument beroende på deras relevans. Till exempel kan en person behöva hålla kvitton för personliga transaktioner, arbetsutgifter och hennes egna småföretagskostnader. I sådana fall bör hon ha tre olika filer. För att förenkla frågor, eftersom poster läggs till i varje fil bör de placeras i underkategorier. Till exempel bör bränslekvitton och underhållningskvitton hållas åtskilda.
Ett sätt att drastiskt förenkla hanteringen av kvitton är genom att skanna dem till en dator och underhålla digitala poster. Att göra detta regelbundet gör det till en mycket mindre besvärlig uppgift än det kommer att vara om en bunt dokument samlas och måste skannas på en gång. En annan fördel med digital hantering är att varje post kan få taggar, vilket gör det mycket lättare att hänvisa till dem. Eftersom det alltid finns möjlighet att något kan hända med en persons dator, är det bäst att se till att dessa filer säkerhetskopieras.
Individer utan tid, kunskap eller tålamod att konvertera sina papperskvitton till digitala poster kanske vill överväga dokumenthanteringstjänster. Denna typ av tjänsteleverantör accepterar vanligtvis kvitton i flera format och de skannar och organiserar dem för sina kunder. Innan du betalar för denna typ av tjänst är det emellertid bäst att se till att parterna som postarna måste delas med accepterar dem i detta format.