Hva er de beste tipsene for kvitteringshåndtering?
Kvitteringsstyring bør begynne med engasjert arbeid for å sikre at alle dokumenter er nøyaktige og fullstendige. Deretter bør det tas en beslutning om hvor postene skal føres. Når det er et angitt område for kvitteringene, skal de sorteres i hovedkategorier og underkategorier. For å forenkle prosessen, kan individer vurdere å konvertere papirjournaler til digitale filer.
Enkeltpersoner bør innse hvor viktig kvitteringsstyring er, og hvor kostbar det kan være hvis oppgaven blir forsømt. Tatt i betraktning denne viktigheten, er det første trinnet i å håndtere kvitteringer å sørge for at de er fullstendige og nøyaktige. Dette er spesielt viktig når dokumentene er håndskrevne. Skattemyndigheter og arbeidsgivere har en tendens til å kreve detaljert informasjon hvis en post skal anses som gyldig.
Kvitteringshåndtering er forskjellig fra å holde kvitteringer. Når en person bare har en vane å oppbevare disse dokumentene, kan hun uforsiktig plassere noen på ett sted og andre på forskjellige steder og bare runde dem opp når det er nødvendig. Administrering av kvitteringer betyr at dokumentene holdes organisert på et enkelt sted.
En av de første anbefalingene for organisering av kvitteringer er å skille dokumenter i henhold til deres relevans. For eksempel kan det hende at en person må beholde kvitteringer for personlige transaksjoner, arbeidsutgifter og hennes egne småbedriftsutgifter. I tilfeller som dette, bør hun vedlikeholde tre forskjellige filer. For å forenkle saken, når poster legges til hver fil, bør de plasseres i underkategorier. For eksempel bør drivstoffkvitteringer og underholdningskvitteringer holdes adskilt.
En måte å drastisk forenkle administrasjonen av kvitteringer er ved å skanne dem til en datamaskin og opprettholde digitale poster. Å gjøre dette med jevne mellomrom gjør det til en mye mindre krevende oppgave enn det vil være hvis en bunke med dokumenter er samlet og må skannes på en gang. En annen fordel med digital administrasjon er at hver post kan gis koder, noe som vil gjøre det mye enklere å henvise til dem. Siden det alltid er muligheten for at noe kan skje med en persons datamaskin, er det best å sørge for at disse filene er sikkerhetskopiert.
Personer uten tid, kunnskap eller tålmodighet til å konvertere papirkvitteringer til digitale poster vil kanskje vurdere dokumenthåndteringstjenester. Denne typen tjenesteleverandører godtar vanligvis kvitteringer i flere formater, og de vil skanne og organisere dem for sine klienter. Før du betaler for denne typen tjenester, er det imidlertid best å sørge for at partene som postene må deles med vil godta dem i dette formatet.