Quais são as melhores dicas para gerenciamento de recibos?
O gerenciamento de recibo deve começar com esforços comprometidos para garantir que todos os documentos sejam precisos e completos. Em seguida, deve-se tomar uma decisão sobre onde os registros serão mantidos. Quando houver uma área designada para os recebimentos, eles deverão ser classificados em categorias e subcategorias principais. Para simplificar o processo, as pessoas podem querer considerar converter registros em papel em arquivos digitais.
Os indivíduos devem perceber o quão importante é o gerenciamento de recebimentos e o quão caro pode ser se a tarefa for negligenciada. Considerando essa importância, o primeiro passo no gerenciamento de recebimentos é garantir que eles sejam completos e precisos. Isso é especialmente importante quando os documentos são manuscritos. As autoridades fiscais e os empregadores tendem a exigir informações detalhadas para que um registro seja considerado válido.
O gerenciamento de recebimentos é diferente de manter os recebimentos. Quando uma pessoa apenas tem o hábito de guardar esses documentos, ela pode colocar descuidadamente alguns em um local e outros em diferentes locais e apenas arredondá-los quando necessário. Gerenciar recibos significa que os documentos são mantidos de maneira organizada em um único local.
Uma das recomendações iniciais para organizar os recebimentos é separar os documentos de acordo com sua relevância. Por exemplo, uma pessoa pode precisar manter recibos de transações pessoais, despesas de trabalho e suas próprias despesas de pequenas empresas. Em casos como esse, ela deve manter três arquivos diferentes. Para simplificar, conforme os registros são adicionados a cada arquivo, eles devem ser colocados em subcategorias. Por exemplo, os recibos de combustível e os de entretenimento devem ser mantidos separados.
Uma maneira de simplificar drasticamente o gerenciamento de recibos é digitalizá-los em um computador e manter registros digitais. Fazer isso regularmente torna uma tarefa muito menos árdua do que seria se uma pilha de documentos for acumulada e precisar ser digitalizada de uma só vez. Outro benefício do gerenciamento digital é que cada registro pode receber tags, o que facilitará a referência a eles. Como sempre existe a possibilidade de algo acontecer no computador de uma pessoa, é melhor garantir que esses arquivos sejam copiados.
Indivíduos sem tempo, conhecimento ou paciência para converter seus recibos em papel em registros digitais podem querer considerar os serviços de gerenciamento de documentos. Esse tipo de provedor de serviços geralmente aceita recibos em vários formatos e eles os digitalizarão e organizarão para seus clientes. Antes de pagar por esse tipo de serviço, no entanto, é melhor garantir que as partes com as quais os registros precisam ser compartilhados os aceitem nesse formato.