Quels sont les meilleurs conseils pour la gestion des reçus?
La gestion des réceptions doit commencer par des efforts engagés pour garantir que tous les documents sont exacts et complets. Ensuite, une décision devrait être prise quant à l'endroit où les dossiers seront conservés. Une fois qu’il existe une zone désignée pour les recettes, celles-ci doivent être classées en catégories et sous-catégories principales. Pour simplifier le processus, les utilisateurs peuvent envisager de convertir les enregistrements papier en fichiers numériques.
Les utilisateurs doivent prendre conscience de l’importance de la gestion des reçus et de son coût si la tâche est négligée. Compte tenu de cette importance, la première étape de la gestion des reçus consiste à s’assurer qu’ils sont complets et exacts. Ceci est particulièrement important lorsque les documents sont manuscrits. Les autorités fiscales et les employeurs ont généralement besoin d'informations détaillées pour qu'un document soit considéré comme valide.
La gestion des reçus est différente de la conservation des reçus. Lorsqu'une personne a simplement l'habitude de conserver ces documents, elle peut en placer sans précaution dans un lieu et d'autres à différents endroits et ne les arrondir que lorsque cela est nécessaire. La gestion des reçus signifie que les documents sont conservés de manière organisée dans un seul endroit.
L’une des recommandations initiales pour l’organisation des recettes est de séparer les documents en fonction de leur pertinence. Par exemple, une personne peut avoir besoin de conserver des reçus pour des transactions personnelles, des dépenses de travail et les dépenses de sa propre petite entreprise. Dans de tels cas, elle doit gérer trois fichiers différents. Pour simplifier les choses, les enregistrements ajoutés à chaque fichier doivent être placés dans des sous-catégories. Par exemple, les reçus de carburant et les reçus de divertissement doivent être séparés.
Une façon de simplifier considérablement la gestion des reçus consiste à les numériser dans un ordinateur et à conserver des enregistrements numériques. Cette opération régulière rend la tâche beaucoup moins ardue que si une pile de documents est accumulée et doit être numérisée à la fois. Un autre avantage de la gestion numérique est qu’il est possible d’attribuer des étiquettes à chaque enregistrement, ce qui facilitera grandement leur référencement. Comme il est toujours possible que quelque chose puisse arriver à l'ordinateur d'une personne, il est préférable de s'assurer que ces fichiers sont sauvegardés.
Les personnes qui n'ont ni le temps, ni les connaissances, ni la patience pour convertir leurs reçus papier en enregistrements numériques peuvent souhaiter envisager des services de gestion de documents. Ce type de fournisseur de services accepte généralement les accusés de réception sous plusieurs formats. Il les scanne et les organise pour ses clients. Avant de payer pour ce type de service, il est toutefois préférable de s’assurer que les parties avec lesquelles les enregistrements doivent être partagés les accepteront dans ce format.