Quali sono i migliori consigli per la gestione delle ricevute?
La gestione delle ricevute dovrebbe iniziare con sforzi impegnati per garantire che tutti i documenti siano accurati e completi. Quindi, dovrebbe essere presa una decisione su dove verranno conservate le registrazioni. Una volta che è presente un'area designata per le ricevute, è necessario ordinarle in categorie e sottocategorie principali. Per semplificare il processo, le persone potrebbero voler prendere in considerazione la conversione di record cartacei in file digitali.
Gli individui dovrebbero rendersi conto di quanto sia importante la gestione delle ricevute e quanto costoso può essere se l'attività viene trascurata. Considerando questa importanza, il primo passo nella gestione delle entrate è assicurarsi che siano complete e accurate. Ciò è particolarmente importante quando i documenti sono scritti a mano. Le autorità fiscali e i datori di lavoro tendono a richiedere informazioni dettagliate se un record deve essere considerato valido.
La gestione delle ricevute è diversa dalla conservazione delle ricevute. Quando una persona ha semplicemente l'abitudine di conservare questi documenti, può posizionarli con noncuranza in una posizione e altre in posizioni diverse e arrotondarle solo quando necessario. Gestire le ricevute significa che i documenti sono tenuti in modo organizzato in un'unica posizione.
Una delle raccomandazioni iniziali per l'organizzazione delle ricevute è quella di separare i documenti in base alla loro rilevanza. Ad esempio, una persona potrebbe aver bisogno di conservare le ricevute per le transazioni personali, le spese di lavoro e le proprie spese di piccola impresa. In casi come questo, dovrebbe mantenere tre file diversi. Per semplificare le cose, poiché i record vengono aggiunti a ciascun file, devono essere inseriti in sottocategorie. Ad esempio, le entrate del carburante e le entrate dell'intrattenimento dovrebbero essere tenute separate.
Un modo per semplificare drasticamente la gestione delle ricevute è scansionarle su un computer e conservare i record digitali. Fare questo su base regolare lo rende un compito molto meno arduo di quanto lo sarà se una pila di documenti viene accumulata e deve essere scansionata immediatamente. Un altro vantaggio della gestione digitale è che a ciascun record possono essere assegnati tag, il che renderà molto più semplice il loro riferimento. Dal momento che esiste sempre la possibilità che qualcosa possa accadere al computer di una persona, è meglio assicurarsi che venga eseguito il backup di questi file.
Le persone che non hanno il tempo, le conoscenze o la pazienza per convertire le loro ricevute cartacee in documenti digitali potrebbero voler prendere in considerazione i servizi di gestione dei documenti. Questo tipo di fornitore di servizi generalmente accetta le ricevute in diversi formati e le scansionano e le organizzano per i loro clienti. Prima di pagare per questo tipo di servizio, tuttavia, è meglio assicurarsi che le parti con cui è necessario condividere i record li accettino in questo formato.