영수증 관리를위한 최상의 팁은 무엇입니까?

영수증 관리는 모든 문서가 정확하고 완전하도록하기 위해 최선을 다해야합니다. 그런 다음 기록을 보관할 위치를 결정해야합니다. 영수증에 지정된 영역이 있으면 주요 범주와 하위 범주로 분류해야합니다. 프로세스를 단순화하기 위해 개인은 종이 기록을 디지털 파일로 변환하는 것을 고려할 수 있습니다.

개인은 영수증 관리가 얼마나 중요한지, 업무를 무시하면 얼마나 많은 비용이 드는지 알아야합니다. 이러한 중요성을 고려하여 영수증 관리의 첫 단계는 영수증이 완전하고 정확한지 확인하는 것입니다. 문서를 손으로 쓸 때 특히 중요합니다. 세무 당국과 고용주는 기록이 유효한 것으로 간주 될 경우 자세한 정보를 요구하는 경향이 있습니다.

영수증 관리는 영수증 보관과 다릅니다. 이 문서를 보관하는 습관이있는 사람은 부주의하게 일부 위치를 다른 위치에 배치하고 필요할 때만 정리할 수 있습니다. 영수증 관리는 문서가 단일 위치에 체계적으로 유지된다는 것을 의미합니다.

영수증 구성을위한 초기 권장 사항 중 하나는 관련성에 따라 문서를 분리하는 것입니다. 예를 들어, 개인 거래, 업무 지출 및 소액의 사업 경비를 영수증으로 보관해야 할 수도 있습니다. 이런 경우에는 세 개의 다른 파일을 유지해야합니다. 문제를 단순화하기 위해 레코드가 각 파일에 추가 될 때 하위 범주에 배치되어야합니다. 예를 들어, 연료 영수증과 접대 영수증은 별도로 보관해야합니다.

영수증 관리를 대폭 간소화하는 한 가지 방법은 컴퓨터로 스캔하여 디지털 레코드를 유지 관리하는 것입니다. 이 작업을 정기적으로 수행하면 문서 더미가 쌓여서 한 번에 스캔해야하는 경우보다 훨씬 덜 까다로운 작업이됩니다. 디지털 관리의 또 다른 이점은 각 레코드에 태그를 지정할 수있어이를 참조하는 것이 훨씬 쉽다는 것입니다. 사람의 컴퓨터에 문제가 발생할 가능성이 항상 있기 때문에 이러한 파일을 백업하는 것이 가장 좋습니다.

종이 영수증을 디지털 기록으로 변환 할 시간, 지식 또는 인내가없는 개인은 문서 관리 서비스를 고려할 수 있습니다. 이 유형의 서비스 제공 업체는 일반적으로 여러 형식의 영수증을 허용하며 고객을 위해 스캔하고 구성합니다. 그러나 이러한 유형의 서비스에 대한 비용을 지불하기 전에 기록을 공유해야하는 당사자가이 형식으로 레코드를 수락하는지 확인하는 것이 가장 좋습니다.