¿Qué es un documento de colección?
Un documento de recolección acompaña a un envío que detalla la información esencial y las obligaciones de pago asociadas. Dichos documentos proporcionan una lista de todo en el envío, con notas especiales si es necesario y el total adeudado. Esto puede incluir los costos de los productos junto con las tarifas de envío y manejo. Los compradores y vendedores pueden hacer referencia a sus registros para confirmar que coinciden al enviar pagos y realizar otras actividades. Los números de referencia únicos les permiten comunicarse sobre disputas y otros asuntos.
Los compradores reciben una copia del documento de recolección con el envío. Por lo general, detalla la información de contacto completa para el comprador y el vendedor, junto con lo que estaba en el envío. Si el vendedor necesitaba hacer sustituciones o poner productos en espera, esto puede anotarse en la documentación. La ley puede requerir otras divulgaciones, incluidas las condiciones de pago. Muchas empresas utilizan formularios estandarizados para garantizar que toda la información legalmente requerida estará presente.
La documentación informa a los compradores cuánto dinero se debe y proporciona información sobre la fecha límite y dónde enviarla. También pueden actuar como prueba formal de transferencia de propiedad. Al aceptar el envío y el documento de recogida, el comprador también acepta pagar. Si hay un problema con el envío, el comprador puede necesitar presentar un reclamo dentro de un período de tiempo establecido para calificar para una compensación, como una reducción en la factura para reflejar el hecho de que el envío no se completó.
Además de compradores y vendedores, otras partes también pueden querer ver este documento. Los compradores que planean utilizar una línea de crédito para el pago, por ejemplo, pueden necesitar presentar el documento de recolección para probar que el envío ocurrió y proporcionar documentación. Desde la perspectiva del banco, esto puede ser importante si el comprador luego intenta disputar el pago. Del mismo modo, los representantes de seguros pueden solicitar copias, al igual que los inspectores de envío, que necesitan documentación sobre lo que pasa por sus puertos.
Dichos formularios a menudo se producen en múltiples copias para permitir a los vendedores retener sus copias al tiempo que proporciona a los compradores múltiples registros, envío con pago y licitaciones a agencias reguladoras, si es necesario. Los compradores deben asegurarse de que las copias del documento de recolección que reciben sean precisas y completas, con toda la información necesaria. Si hay discrepancias, pueden mencionar esto con los vendedores. Se recomienda conservar dichos documentos para proporcionar prueba de la transacción en caso de disputas sobre propiedad, pago, responsabilidad tributaria y otros problemas.