¿Qué es un documento de colección?
Un documento de colección acompaña a un envío que detalla información esencial y obligaciones de pago asociadas. Dichos documentos proporcionan una lista de todo en el envío, con notas especiales si es necesario, y el total debido. Esto puede incluir los costos de los productos junto con las tarifas de envío y manejo. Los compradores y vendedores pueden hacer referencia a sus registros para confirmar que coinciden al enviar pagos y realizar otras actividades. Los números de referencia únicos les permiten comunicarse sobre disputas y otros problemas.
Los compradores reciben una copia del documento de recolección con el envío. Por lo general, detalla la información de contacto completa para el comprador y el vendedor, junto con lo que estaba en el envío. Si el vendedor necesitaba hacer sustituciones o poner productos en el orden posterior, esto se puede tener en cuenta en la documentación. La ley puede requerir otras divulgaciones, incluidas las condiciones de pago. Muchas empresas usan formularios estandarizados para garantizar que toda la información legalmente requerida esté presente.
La documentación informa a los compradores cuánto dinero se debe, y proporciona información sobre la fecha límite y dónde enviarlo. También pueden actuar como prueba formal de transferencia de propiedad. Al aceptar el documento de envío y recolección, el comprador también acepta pagar. Si hay un problema con el envío, el comprador puede necesitar presentar un reclamo dentro de un período de tiempo establecido para calificar para la compensación, como una reducción en la factura para reflejar el hecho de que el envío no estaba completo.
Además de los compradores y vendedores, otras partes también pueden querer ver este documento. Los compradores que planean usar una línea de crédito para el pago, por ejemplo, pueden necesitar enviar el documento de cobro para demostrar que el envío ocurrió y proporcionar documentación. Desde la perspectiva del banco, esto puede ser importante si el comprador luego intenta disputar el pago. Del mismo modo, los representantes de seguros pueden solicitar copias, como puedeInspectores de envío, que necesitan documentación sobre lo que pasa a través de sus puertos.
Tales formularios a menudo se producen en múltiples copias para permitir a los vendedores retener sus copias mientras proporciona a los compradores múltiplos para registros, envío con el pago y licitación a agencias reguladoras, si es necesario. Los compradores deben asegurarse de que las copias del documento de recolección que reciban sean precisas y completas, con toda la información necesaria. Si hay discrepancias, pueden mencionar esto con los vendedores. Se recomienda retener dichos documentos que proporcione prueba de la transacción en caso de disputas sobre la propiedad, el pago, la responsabilidad fiscal y otros problemas.