Qu'est-ce qu'un document de collection?
Un document de collecte accompagne un envoi détaillant les informations essentielles et les obligations de paiement associées. Ces documents fournissent une liste de tous les éléments de l'envoi, avec des notes spéciales si nécessaire et le montant total à payer. Cela peut inclure les coûts des produits ainsi que les frais d'expédition et de manutention. Les acheteurs et les vendeurs peuvent faire référence à leurs enregistrements pour confirmer leur concordance lors de la soumission de paiements et de l'exécution d'autres activités. Les numéros de référence uniques leur permettent de communiquer sur les litiges et autres problèmes.
Les acheteurs reçoivent une copie du document de collecte avec l'envoi. Il contient généralement les coordonnées complètes de l'acheteur et du vendeur, ainsi que le contenu de l'envoi. Si le vendeur avait besoin d'effectuer des substitutions ou de mettre des produits en attente, cela peut être noté dans la documentation. La loi peut exiger d’autres divulgations, y compris les conditions de paiement. De nombreuses entreprises utilisent des formulaires normalisés pour garantir la présence de toutes les informations requises par la loi.
La documentation informe les acheteurs du montant dû et fournit des informations sur le délai et le lieu de soumission. Ils peuvent également servir de preuve formelle du transfert de propriété. En acceptant les documents d'expédition et de collecte, l'acheteur accepte également de payer. En cas de problème avec l'envoi, l'acheteur peut être amené à déposer une réclamation dans un délai déterminé pour pouvoir prétendre à une indemnisation, par exemple une réduction de la facture pour tenir compte du fait que l'envoi n'était pas complet.
Outre les acheteurs et les vendeurs, d’autres parties souhaiteront peut-être également consulter ce document. Les acheteurs qui envisagent d'utiliser une marge de crédit pour le paiement, par exemple, peuvent avoir besoin de soumettre le document de collecte pour prouver que l'expédition a bien eu lieu et fournir une documentation. Du point de vue de la banque, cela peut être important si l'acheteur tente ultérieurement de contester le paiement. De même, les représentants des assurances peuvent demander des copies, de même que les inspecteurs des expéditions, qui ont besoin de documents sur ce qui passe par leurs ports.
De tels formulaires sont souvent produits en plusieurs exemplaires pour permettre aux vendeurs de conserver leurs copies tout en fournissant aux acheteurs des exemplaires multiples pour les enregistrements, la soumission au paiement et les appels d'offres aux organismes de réglementation, si nécessaire. Les acheteurs doivent s'assurer que les copies des documents de collection qu'ils reçoivent sont exactes et complètes, avec toutes les informations nécessaires. S'il y a des divergences, ils peuvent en parler aux vendeurs. Il est conseillé de conserver ces documents afin de fournir la preuve de la transaction en cas de litige concernant la propriété, le paiement, l’impôt à payer et d’autres questions.