Wat is een incassodocument?

Een afhaaldocument gaat vergezeld van een zending met essentiële informatie en bijbehorende betalingsverplichtingen. Dergelijke documenten bieden een lijst van alles in de verzending, met speciale opmerkingen indien nodig, en het totale verschuldigde bedrag. Dit kunnen de kosten voor de producten zijn, samen met verzend- en administratiekosten. Kopers en verkopers kunnen naar hun administratie verwijzen om te bevestigen dat ze overeenkomen bij het indienen van betalingen en het uitvoeren van andere activiteiten. Unieke referentienummers stellen hen in staat om te communiceren over geschillen en andere kwesties.

Kopers ontvangen een kopie van het afhaaldocument bij de verzending. Het bevat meestal de volledige contactgegevens voor koper en verkoper, samen met wat er in de verzending zat. Als de verkoper vervangingen moet maken of producten in back-order moet plaatsen, kan dit worden vermeld in de documentatie. De wet kan andere openbaarmakingen vereisen, waaronder betalingsvoorwaarden. Veel bedrijven gebruiken gestandaardiseerde formulieren om ervoor te zorgen dat alle wettelijk vereiste informatie aanwezig is.

Documentatie informeert kopers hoeveel geld verschuldigd is, en geeft informatie over de deadline en waar deze moet worden ingediend. Ze kunnen ook fungeren als formeel bewijs van eigendomsoverdracht. Door het verzend- en afhaaldocument te accepteren, stemt de koper ook in met betalen. Als er een probleem is met de verzending, moet de koper mogelijk binnen een bepaalde periode een claim indienen om in aanmerking te komen voor een vergoeding, zoals een korting op de factuur om aan te geven dat de verzending niet compleet was.

Naast kopers en verkopers willen andere partijen dit document mogelijk ook zien. Kopers die van plan zijn om bijvoorbeeld een kredietlimiet te gebruiken voor betaling, moeten mogelijk het incassodocument indienen om te bewijzen dat de verzending heeft plaatsgevonden en documentatie te verstrekken. Vanuit het perspectief van de bank kan dit belangrijk zijn als de koper later probeert de betaling te betwisten. Evenzo kunnen verzekeringsvertegenwoordigers kopieën aanvragen, evenals scheepvaartinspecteurs, die documentatie nodig hebben over wat er door hun havens gaat.

Dergelijke formulieren worden vaak in meerdere exemplaren geproduceerd om verkopers in staat te stellen hun kopieën te behouden en bieden kopers multiples voor archieven, indiening met betaling en indien nodig aanbestedingen aan regelgevende instanties. Kopers moeten ervoor zorgen dat de kopieën van het incassodocument die ze ontvangen nauwkeurig en volledig zijn, met alle nodige informatie. Als er verschillen zijn, kunnen ze dit melden aan de verkopers. Het bewaren van dergelijke documenten wordt geadviseerd als bewijs van de transactie in geval van geschillen over eigendom, betaling, belastingverplichting en andere kwesties.