Cos'è un documento di raccolta?
Un documento di raccolta accompagna una spedizione che dettaglia le informazioni essenziali e gli obblighi di pagamento associati. Tali documenti forniscono un elenco di tutto nella spedizione, con note speciali se necessario e il totale dovuto. Ciò può includere i costi per i prodotti insieme alle spese di spedizione e gestione. Gli acquirenti e i venditori possono fare riferimento ai loro record per confermare che corrispondono quando si presentano pagamenti e si svolgono altre attività. I numeri di riferimento univoci consentono loro di comunicare su controversie e altri problemi.
Gli acquirenti ricevono una copia del documento di raccolta con la spedizione. In genere descrive in dettaglio le informazioni di contatto completo per l'acquirente e il venditore, insieme a ciò che era nella spedizione. Se il venditore doveva effettuare sostituzioni o mettere i prodotti in ordine back, questo può essere annotato nella documentazione. La legge può richiedere altre informazioni, compresi i termini di pagamento. Molte aziende usano moduli standardizzati per garantire che siano presenti tutte le informazioni legalmente richieste.
La documentazione informa gli acquirenti di quanti soldi sono dovuti e forniscono informazioni sulla scadenza e dove presentarli. Possono anche fungere da prova formale del trasferimento della proprietà. Accettando il documento di spedizione e raccolta, l'acquirente accetta anche di pagare. In caso di problemi con la spedizione, potrebbe essere necessario presentare un reclamo entro un determinato periodo di tempo per qualificarsi per un risarcimento, come una riduzione del conto per riflettere il fatto che la spedizione non era completa.
Oltre agli acquirenti e ai venditori, anche altre parti potrebbero voler vedere questo documento. Gli acquirenti che prevedono di utilizzare una linea di credito per il pagamento, ad esempio, potrebbero dover presentare il documento di raccolta per dimostrare che la spedizione si è verificata e fornire documentazione. Dal punto di vista della banca, questo può essere importante se l'acquirente in seguito tenta di contestare il pagamento. Allo stesso modo, i rappresentanti assicurativi possono richiedere copie, come puòGli ispettori di spedizione, che hanno bisogno di documentazione su ciò che passa attraverso le loro porte.
Tali forme sono spesso prodotte in più copie per consentire ai venditori di conservare le loro copie fornendo al contempo agli acquirenti multipli per i record, l'invio con il pagamento e le gare d'appalto alle agenzie di regolamentazione, se necessario. Gli acquirenti dovrebbero assicurarsi che le copie del documento di raccolta che ricevono siano accurate e complete, con tutte le informazioni necessarie. Se ci sono discrepanze, possono sollevarlo con i venditori. Si consiglia di conservare tali documenti di fornire la prova della transazione in caso di controversie su proprietà, pagamento, responsabilità fiscale e altre questioni.