Che cos'è un documento di raccolta?
Un documento di ritiro accompagna una spedizione che dettaglia le informazioni essenziali e gli obblighi di pagamento associati. Tali documenti forniscono un elenco di tutto ciò che è presente nella spedizione, con note speciali se necessario e il totale dovuto. Ciò può includere i costi per i prodotti insieme alle spese di spedizione e gestione. Acquirenti e venditori possono fare riferimento ai loro record per confermare che corrispondono quando si inviano i pagamenti e si svolgono altre attività. Numeri di riferimento univoci consentono loro di comunicare su controversie e altri problemi.
Gli acquirenti ricevono una copia del documento di raccolta con la spedizione. In genere fornisce dettagli sulle informazioni di contatto complete per l'acquirente e il venditore, insieme a quanto contenuto nella spedizione. Se il venditore dovesse effettuare sostituzioni o mettere prodotti in back order, questo può essere annotato nella documentazione. La legge potrebbe richiedere altre informazioni, compresi i termini di pagamento. Molte aziende utilizzano moduli standardizzati per garantire la presenza di tutte le informazioni legalmente richieste.
La documentazione informa gli acquirenti della somma dovuta e fornisce informazioni sulla scadenza e su dove inviarla. Possono anche fungere da prova formale del trasferimento di proprietà. Accettando il documento di spedizione e di ritiro, l'acquirente accetta anche di pagare. In caso di problemi con la spedizione, l'acquirente potrebbe dover presentare un reclamo entro un determinato periodo di tempo per beneficiare di un risarcimento, come una riduzione della fattura per riflettere il fatto che la spedizione non è stata completata.
Oltre ad acquirenti e venditori, anche altre parti potrebbero voler vedere questo documento. Gli acquirenti che intendono utilizzare una linea di credito per il pagamento, ad esempio, potrebbero dover presentare il documento di incasso per provare che la spedizione è avvenuta e fornire la documentazione. Dal punto di vista della banca, questo può essere importante se l'acquirente tenta successivamente di contestare il pagamento. Allo stesso modo, i rappresentanti delle assicurazioni possono richiedere copie, così come gli ispettori della spedizione, che hanno bisogno di documentazione su ciò che passa attraverso i loro porti.
Tali moduli sono spesso prodotti in più copie per consentire ai venditori di conservare le loro copie, fornendo al contempo multipli agli acquirenti per registrazioni, invio con pagamento e gara d'appalto alle agenzie di regolamentazione, se necessario. Gli acquirenti devono assicurarsi che le copie dei documenti di raccolta che ricevono siano accurate e complete, con tutte le informazioni necessarie. Se ci sono discrepanze, possono farcela con i venditori. Si consiglia di conservare tali documenti per fornire prova della transazione in caso di controversie su proprietà, pagamento, responsabilità fiscale e altri problemi.