Vad är ett samlingsdokument?

Ett samlingsdokument åtföljer en sändning med detaljerad information och tillhörande betalningsskyldigheter. Sådana dokument ger en lista över allt i sändningen, med särskilda anteckningar om det behövs och det totala beloppet. Detta kan inkludera kostnaderna för produkterna tillsammans med frakt- och hanteringsavgifter. Köpare och säljare kan hänvisa till sina poster för att bekräfta att de matchar när de skickar in betalningar och utför andra aktiviteter. Unika referensnummer ger dem möjlighet att kommunicera om tvister och andra frågor.

Köpare får en kopia av insamlingsdokumentet med leveransen. Den innehåller vanligtvis hela kontaktinformationen för köparen och säljaren, tillsammans med vad som var i sändningen. Om säljaren behövde göra ersättningar eller sätta produkter i ordning, kan detta noteras i dokumentationen. Lagen kan kräva andra upplysningar, inklusive betalningsvillkor. Många företag använder standardiserade formulär för att säkerställa att all lagstadgad information krävs.

Dokumentation informerar köparna hur mycket pengar som ska betalas, och ger information om tidsfristen och var de ska skicka in dem. De kan också fungera som ett formellt bevis på ägaröverföring. Genom att acceptera leverans- och insamlingsdokumentet samtycker köparen till att betala. Om det finns problem med överföringen kan köparen behöva lämna in en ansökan inom en viss tid för att kvalificera sig för kompensation, som en reduktion på fakturan för att återspegla det faktum att försändelsen inte var fullständig.

Förutom köpare och säljare, kan andra parter också se detta dokument. Köpare som planerar att använda en kreditlinje för till exempel betalning kan behöva lämna in insamlingsdokumentet för att bevisa att försändelsen inträffade och tillhandahålla dokumentation. Ur bankens perspektiv kan detta vara viktigt om köparen senare försöker bestrida betalningen. På samma sätt kan försäkringsrepresentanter begära kopior, liksom fraktinspektörer, som behöver dokumentation om vad som passerar genom deras hamnar.

Sådana former produceras ofta i flera kopior för att tillåta säljare att behålla sina kopior medan de tillhandahåller köpare multiplar för poster, inlämning med betalning och anbud till tillsynsmyndigheter, vid behov. Köpare bör se till att de samlade dokumentkopiorna som de får är korrekta och fullständiga, med all nödvändig information. Om det finns skillnader, kan de ta upp detta med säljarna. Att behålla sådana dokument rekommenderas att ge bevis på transaktionen i händelse av tvister om ägande, betalning, skatteplikt och andra frågor.