O que é um documento de coleção?
Um documento de coleta acompanha uma remessa detalhando informações essenciais e obrigações de pagamento associadas. Esses documentos fornecem uma lista de tudo o que está na remessa, com notas especiais, se necessário, e o total devido. Isso pode incluir os custos dos produtos, além de taxas de envio e manuseio. Compradores e vendedores podem fazer referência a seus registros para confirmar se eles correspondem ao enviar pagamentos e realizar outras atividades. Os números de referência exclusivos permitem que eles se comuniquem sobre disputas e outros problemas.
Os compradores recebem uma cópia do documento de cobrança com a remessa. Geralmente, detalha as informações de contato completas do comprador e do vendedor, juntamente com o que estava na remessa. Se o vendedor precisar fazer substituições ou colocar pedidos em atraso, isso poderá ser observado na documentação. A lei pode exigir outras divulgações, incluindo condições de pagamento. Muitas empresas usam formulários padronizados para garantir que todas as informações exigidas por lei estejam presentes.
A documentação informa os compradores quanto dinheiro é devido e fornece informações sobre o prazo e para onde enviá-lo. Eles também podem atuar como prova formal de transferência de propriedade. Ao aceitar o documento de remessa e coleta, o comprador também concorda em pagar. Se houver um problema com a remessa, o comprador pode precisar registrar uma reclamação dentro de um período de tempo definido para se qualificar para a compensação, como uma redução na fatura para refletir o fato de que a remessa não foi concluída.
Além de compradores e vendedores, outras partes também podem querer ver este documento. Os compradores que planejam usar uma linha de crédito para pagamento, por exemplo, podem precisar enviar o documento de cobrança para provar que a remessa ocorreu e fornecer documentação. Do ponto de vista do banco, isso pode ser importante se o comprador tentar contestar o pagamento posteriormente. Da mesma forma, os representantes de seguros podem solicitar cópias, assim como os inspetores de remessa, que precisam de documentação sobre o que passa por seus portos.
Esses formulários geralmente são produzidos em várias cópias para permitir que os vendedores mantenham suas cópias, fornecendo aos compradores múltiplos para registros, envio com pagamento e licitação para agências reguladoras, se necessário. Os compradores devem se certificar de que as cópias dos documentos de coleta que receberem sejam precisas e completas, com todas as informações necessárias. Se houver discrepâncias, eles podem trazer isso aos vendedores. Recomenda-se que a retenção desses documentos forneça uma prova da transação no caso de disputas sobre propriedade, pagamento, responsabilidade tributária e outros problemas.