O que é um documento de coleção?
Um documento de coleção acompanha uma remessa detalhando informações essenciais e obrigações de pagamento associadas. Esses documentos fornecem uma lista de tudo na remessa, com notas especiais, se necessário, e o total devido. Isso pode incluir os custos dos produtos, além de taxas de remessa e manuseio. Compradores e vendedores podem fazer referência a seus registros para confirmar que correspondem ao enviar pagamentos e executar outras atividades. Números de referência exclusivos permitem que eles se comuniquem sobre disputas e outros problemas.
Os compradores recebem uma cópia do documento de coleta com a remessa. Normalmente, detalha as informações de contato completas para o comprador e o vendedor, juntamente com o que estava na remessa. Se o vendedor precisava fazer substituições ou colocar produtos em ordem de realização, isso pode ser observado na documentação. A lei pode exigir outras divulgações, incluindo condições de pagamento. Muitas empresas usam formulários padronizados para garantir que todas as informações legalmente necessárias estejam presentes.
A documentação informa aos compradores quanto dinheiro é devido e forneça informações sobre o prazo e onde enviá -lo. Eles também podem atuar como prova formal de transferência de propriedade. Ao aceitar o documento de remessa e coleta, o comprador também concorda em pagar. Se houver um problema com a remessa, o comprador pode precisar registrar uma reclamação dentro de um período definido para se qualificar para compensação, como uma redução na conta para refletir o fato de que a remessa não estava concluída.
Além de compradores e vendedores, outras partes também podem querer ver este documento. Os compradores que planejam usar uma linha de crédito para pagamento, por exemplo, podem precisar enviar o documento de cobrança para provar que a remessa ocorreu e fornecer documentação. Do ponto de vista do banco, isso pode ser importante se o comprador tentar posteriormente contestar o pagamento. Da mesma forma, os representantes de seguros podem solicitar cópias, como podeInspetores de remessa, que precisam de documentação sobre o que passa por seus portos.
Esses formulários são frequentemente produzidos em várias cópias para permitir que os vendedores mantenham suas cópias, fornecendo aos compradores múltiplos para registros, submissão com pagamento e licitação para agências regulatórias, se necessário. Os compradores devem garantir que as cópias do documento de coleta que recebem sejam precisas e completas, com todas as informações necessárias. Se houver discrepâncias, elas podem trazer isso à tona com os vendedores. A retenção desses documentos é aconselhada a fornecer prova da transação em caso de disputas sobre propriedade, pagamento, responsabilidade tributária e outros problemas.