¿Qué es la contabilidad de dotación?
La contabilidad de dotaciones es el proceso de seguimiento, categorización y registro de transacciones financieras que involucran fondos de inversión restringidos por donantes de una organización sin fines de lucro. Por lo general, utiliza los mismos estándares y procesos que la contabilidad financiera ordinaria, pero lo aplica a los activos que tienen restricciones específicas que afectan la forma en que se manejan y se llevan en los libros. La tarea más importante en la contabilidad de dotaciones es asegurarse de que los fondos restringidos por el donante continúen utilizándose de acuerdo con los deseos expresados por el donante, sin importar cuánto tiempo haya pasado desde que se realizó la donación.
Ciertos tipos de organizaciones sin fines de lucro aceptan donaciones que el donante restringe para un propósito específico. La mayoría de las jurisdicciones que reconocen el estado especial de las organizaciones sin fines de lucro también permiten legalmente a los donantes especificar cómo se debe usar un regalo para la organización. Si una organización sin fines de lucro viola el acuerdo de usar una donación de una manera específica, el donante puede exigir la devolución del regalo.
Los colegios, universidades, instituciones culturales y organizaciones religiosas colocan ciertos obsequios restringidos por donantes en una cuenta llamada fondo de donaciones. Los tipos comunes de fondos patrimoniales son fondos de becas, cátedras académicas, fondos de construcción y fondos de inversión generales. Algunas donaciones permiten que la institución use el capital de cierta manera hasta que se agote el fondo, como un fondo de becas. Otros tipos de fondos patrimoniales no permiten que la institución gaste el capital. En cambio, la institución puede invertir las donaciones y utilizar los intereses para gastos operativos o cualquier otro propósito permitido.
El hecho de que cada donación pueda venir con una restricción que la institución debe rastrear significa que la contabilidad de dotación debe incorporar procedimientos especiales para garantizar que los fondos se usen adecuadamente. Las normas contables generalmente reconocidas requieren que las instituciones separen los fondos patrimoniales en activos restringidos permanentemente y temporalmente restringidos. Los activos permanentemente restringidos son obsequios que no permiten gastar el capital. Los activos restringidos temporalmente tienen un límite de tiempo en la restricción o permiten que la institución use el principal en algún momento.
Otra particularidad de la contabilidad de dotaciones proviene del hecho de que muchas organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos gubernamentales. El proceso de seguimiento de los activos patrimoniales en un sistema contable debe corroborar el uso de los activos e ingresos para los fines permitidos por el código fiscal de la jurisdicción. El uso indebido de los fondos de dotación puede poner en peligro el estado sin fines de lucro de una institución, mientras que la falta de administración adecuada de un sistema de contabilidad de dotación puede resultar en responsabilidad legal y fiscal.