Vad är kapitalbokföring?
Kapitalbokföring är processen för att spåra, kategorisera och registrera finansiella transaktioner som involverar en ideell organisations donatorbegränsade investeringsfonder. Den använder vanligtvis samma standarder och processer som vanlig ekonomisk redovisning men tillämpar den på tillgångar som har specifika begränsningar som påverkar hur de hanteras och bedrivs på böckerna. Den viktigaste uppgiften i bokföringsbokföringen är att se till att medel som begränsas av givaren fortsätter att användas enligt givarens uttryckliga önskemål, oavsett hur lång tid som gått sedan donationen gjordes.
Vissa typer av ideella organisationer accepterar donationer som givaren begränsar för ett specifikt syfte. De flesta jurisdiktioner som erkänner ideella organisationers särskilda status tillåter också lagligt givare att ange hur en gåva till organisationen ska användas. Om en ideell intrång bryter mot avtalet om att använda en donation på ett specifikt sätt kan givaren kräva att gåvan ska återlämnas.
Högskolor, universitet, kulturinstitutioner och religiösa organisationer placerar vissa donatorbegränsade gåvor på ett konto som kallas en begåvningsfond. Vanliga typer av kapitalbidrag är stipendiefonder, akademiska stolar, byggfonder och allmänna investeringsfonder. Vissa utbetalningar tillåter institutionen att använda rektor på ett visst sätt tills fonden är uttömd, till exempel en stipendiefond. Andra typer av kapitalbidrag tillåter inte institutionen att spendera rektor. Istället får institutionen investera donationerna och använda räntan för driftskostnader eller något annat tillåtet syfte.
Det faktum att varje donation kan komma med en begränsning som institutionen måste spåra innebär att kapitalbokföring måste innehålla särskilda förfaranden för att säkerställa att medlen används korrekt. Generellt erkända redovisningsstandarder kräver att institutioner delar upp kapitalbidrag i permanent begränsade tillgångar och tillfälligt begränsade tillgångar. Permanent begränsade tillgångar är gåvor som inte gör det möjligt att spendera kapitalen. Tillfälligt begränsade tillgångar har antingen en tidsbegränsning för begränsningen eller tillåter institutionen att använda upp huvudstaden vid någon tidpunkt.
En annan särdrag i kapitalbokföring kommer av det faktum att många ideella företag är undantagna från statliga skatter. Processen att spåra kapitalgångar i ett redovisningssystem måste underbygga användningen av tillgångarna och inkomsterna för syften som är tillåtna enligt jurisdiktionens skattekod. Felaktig användning av kapitalbidrag kan äventyra ett instituts ideella status, medan det inte kan leda till juridisk och skatteskuld om man inte hanterar ett redovisningssystem på rätt sätt.