Vad är en separering av skyldigheter?

Separation av uppgifter är användning av flera personer för att utföra uppgifter för att begränsa risken för bedrägeri, stöld och fel. Genom att dela upp en uppgift i komponenter som hanteras av olika medarbetare kan ett företag förhindra oönskade aktiviteter och utföra bättre kvalitetskontroller. Detta kan vara utmanande hos ett litet företag där bemanningen kan vara för begränsad, men hos stora företag kan det vara en kritisk del av ett säkerhetsprogram. I vissa regioner föreskrivs lagar specifikt att uppdelningen av uppgifter för känsliga uppgifter; i ett särskilt viktigt exempel kan kaptenen på ett skepp inte skjuta kryssningsraketter utan att följa en mycket specifik och separerad kommandokedja.

På en arbetsplats där arbetsuppdelning används delas uppgifterna i tre olika faser. I den första fasen måste någon godkänna en aktivitet, som att utfärda en dator till en ny anställd eller generera lönecheck. I den andra fasen behöver någon faktiskt utföra uppgiften; en medlem av databehandlingsavdelningen tillhandahåller t.ex. en dator till anställden och personalen tecknar för den. Slutligen involverar den tredje komponenten revision för att se till att uppgiften utfördes på lämpligt sätt.

Avdelning av arbetsuppgifter kräver en annan anställd vid varje punkt. De anställda som ansvarar för auktorisationerna kan faktiskt inte utföra aktiviteter och därmed begränsa riskerna för att anställda kan ta eget initiativ för att göra saker som att samla in pengar från företaget. Att hålla revisionen separat innebär att en anställd måste se till att det är lämpligt innan auktorisera en uppgift, eftersom revisoren kommer att flagga den om det finns ett problem. På samma sätt innebär att separera revisorer och personer som slutför uppgifter att en separat anställd undersöker påståenden om felaktigt genomförda uppgifter och regelbundet granskar uppgifternas prestanda för att se till att inga anställda presterar utanför deras arbetsuppgifter.

För redovisning är åtskillnad av uppgifter avgörande. Detta begränsar chansen för ekonomiskt bedrägeri och ger också en mekanism för fångstfel; personen som till exempel klippte lönecheck kunde be om bekräftelse på en ovanligt stor eller liten check. Att upprätthålla redovisningsintegriteten är viktigt för företag i alla storlekar och att separera uppgifter gör det enklare att granska och kontrollera bokföringssystemet.

Detta är också viktigt för allmän säkerhet, säkerhet och prestanda. Separation av uppgifter spelar en roll på fabriksgolvet, i militära operationer och i aktiviteter som informationssäkerhet. Om ett företag har några situationer där en enskild person kan göra något och se till att det inte upptäcktes, representerar detta ett säkerhetshot och kräver en utvärdering för att se om det är möjligt att sätta upp arbetsuppdelning.