Was ist eine Aufgabentrennung?
Aufgabentrennung ist der Einsatz mehrerer Mitarbeiter zur Erfüllung von Aufgaben, um das Risiko von Betrug, Diebstahl und Fehlern zu begrenzen. Durch die Aufteilung einer Aufgabe in Komponenten, die von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, kann ein Unternehmen unerwünschte Aktivitäten verhindern und bessere Qualitätskontrollen durchführen. Dies kann in kleinen Unternehmen eine Herausforderung sein, in denen die Mitarbeiterzahl möglicherweise zu gering ist, in großen Unternehmen jedoch ein kritischer Bestandteil eines Sicherheitsprogramms sein kann. In einigen Regionen schreiben Gesetze speziell die Aufgabentrennung für sensible Aufgaben vor; In einem besonders wichtigen Beispiel kann der Kapitän eines Schiffes keine Marschflugkörper abschießen, ohne einer sehr spezifischen und getrennten Befehlskette zu folgen.
An einem Arbeitsplatz, an dem Aufgabentrennung angewendet wird, werden Aufgaben in drei verschiedene Phasen unterteilt. In der ersten Phase muss jemand eine Aktivität genehmigen, z. B. die Ausgabe eines Computers an einen neuen Mitarbeiter oder das Generieren von Gehaltsschecks. In der zweiten Phase muss tatsächlich jemand die Aufgabe ausführen. Ein Mitarbeiter der Computerabteilung stellt dem Mitarbeiter beispielsweise einen Computer zur Verfügung, für den der Mitarbeiter unterschreibt. Schließlich umfasst die dritte Komponente die Prüfung, um sicherzustellen, dass die Aufgabe ordnungsgemäß ausgeführt wurde.
Die Aufgabentrennung erfordert an jedem Punkt einen anderen Mitarbeiter. Mitarbeiter, die für Berechtigungen zuständig sind, können tatsächlich keine Aktivitäten ausführen. Dies schränkt die Chancen ein, dass Mitarbeiter aus eigener Initiative beispielsweise Gelder vom Unternehmen sammeln. Die getrennte Prüfung bedeutet, dass ein Mitarbeiter vor der Genehmigung einer Aufgabe sicherstellen muss, dass sie angemessen ist, da der Prüfer sie im Falle eines Problems kennzeichnet. Ebenso bedeutet die Trennung von Prüfern und Personen, die Aufgaben ausführen, dass ein separater Mitarbeiter die Behauptungen von nicht ordnungsgemäß ausgeführten Aufgaben untersucht und die Aufgabenerfüllung regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass keine Mitarbeiter Aufgaben ausführen, die außerhalb ihres Aufgabenbereichs liegen.
Für die Rechnungslegung ist die Aufgabentrennung von entscheidender Bedeutung. Dies schränkt das Risiko von Finanzbetrug ein und bietet auch einen Mechanismus zum Abfangen von Fehlern. Die Person, die die Gehaltsschecks kürzt, könnte zum Beispiel eine Bestätigung für einen ungewöhnlich großen oder kleinen Scheck verlangen. Die Aufrechterhaltung der Integrität des Rechnungswesens ist für Unternehmen jeder Größe wichtig, und die Aufgabentrennung erleichtert die Prüfung und Kontrolle des Rechnungswesens.
Dies ist auch wichtig für die allgemeine Sicherheit und Leistung. Aufgabentrennung spielt in der Fabrik, bei militärischen Operationen und bei Aktivitäten wie der Informationssicherheit eine Rolle. Wenn ein Unternehmen Situationen hat, in denen eine einzelne Person etwas unternehmen und sicherstellen kann, dass es unentdeckt bleibt, stellt dies eine Sicherheitsbedrohung dar und erfordert eine Evaluierung, um festzustellen, ob eine Aufgabentrennung möglich ist.