¿Qué es una separación de deberes?
La separación de deberes es el uso de personal múltiple para realizar tareas para limitar las posibilidades de fraude, robo y errores. Al dividir una tarea en componentes manejados por diferentes miembros del personal, una empresa puede prevenir actividades no deseadas y ejercer mejores controles de calidad. Esto puede ser un desafío en una pequeña empresa donde el personal puede ser demasiado limitado, pero en las grandes empresas puede ser una parte crítica de un programa de seguridad. En algunas regiones, las leyes exigen específicamente la separación de deberes para tareas sensibles; En un ejemplo particularmente importante, el capitán de un barco no puede lanzar misiles de crucero sin seguir una cadena de mando muy específica y separada.
En un lugar de trabajo donde se usan la separación de los deberes, las tareas se dividen en tres fases diferentes. En la primera fase, alguien debe aprobar una actividad, como emitir una computadora a un nuevo miembro del personal o generar cheques de pago. En la segunda fase, alguien realmente necesita realizar la tarea; un miembro de la informática DEPARtment proporciona una computadora al miembro del personal, por ejemplo, y el personal firma para ella. Finalmente, el tercer componente implica auditar para asegurarse de que la tarea se haya realizado adecuadamente.
La separación de deberes requiere un miembro del personal diferente en cada punto. Los miembros del personal a cargo de las autorizaciones en realidad no pueden realizar actividades, lo que limita las posibilidades de que los empleados puedan tomar su propia iniciativa para hacer cosas como recolectar fondos de la empresa. Mantener la auditoría por separado medios que antes de autorizar una tarea, un empleado debe asegurarse de que sea apropiado, ya que el auditor lo marcará si hay un problema. Del mismo modo, separar a los auditores y las personas que completan tareas significa que un miembro del personal separado investiga las reclamaciones de tareas completadas incorrectamente y auditas periódicamente el desempeño de las tareas para asegurarse de que no se realicen miembros del personal fuera del alcance de sus funciones.
.paraContabilidad, la separación de deberes es crítica. Esto limita las posibilidades de fraude financiero y también proporciona un mecanismo para capturar errores; La persona que corta cheques de pago, por ejemplo, podría solicitar confirmación en un cheque inusualmente grande o pequeño. El mantenimiento de la integridad contable es importante para las empresas de todos los tamaños y la separación de las tareas hace que sea más fácil auditar y controlar el sistema de contabilidad.
Esto también es importante para la seguridad general, la seguridad y el rendimiento. La separación de deberes juega un papel en el piso de la fábrica, en las operaciones militares y en actividades como la seguridad de la información. Si una empresa tiene alguna situación en las que una sola persona pueda hacer algo y asegurarse de que no se detectara, esto representa una amenaza de seguridad y requiere una evaluación para ver si es posible establecer la separación de las tareas en su lugar.