Che cos'è una separazione dei doveri?
La separazione dei compiti è l'uso di più persone per eseguire attività volte a limitare le possibilità di frode, furto ed errori. Rompendo un'attività in componenti gestiti da diversi membri del personale, un'azienda può prevenire attività indesiderate ed esercitare controlli di qualità migliori. Questo può essere una sfida per una piccola azienda in cui il personale può essere troppo limitato, ma per le grandi aziende può essere una parte fondamentale di un programma di sicurezza. In alcune regioni, le leggi stabiliscono specificamente la separazione dei compiti per compiti delicati; in un esempio particolarmente importante, il capitano di una nave non può lanciare missili da crociera senza seguire una catena di comando molto specifica e separata.
In un luogo di lavoro in cui viene utilizzata la separazione dei compiti, i compiti vengono suddivisi in tre diverse fasi. Nella prima fase, qualcuno deve approvare un'attività, come l'invio di un computer a un nuovo membro del personale o la generazione di buste paga. Nella seconda fase, qualcuno deve effettivamente eseguire l'attività; un membro del dipartimento di informatica fornisce un computer al membro del personale, ad esempio, e lo staff lo firma. Infine, il terzo componente prevede il controllo per assicurarsi che l'attività sia stata eseguita in modo appropriato.
La separazione delle funzioni richiede un membro del personale diverso in ogni punto. I membri del personale incaricati delle autorizzazioni non possono effettivamente svolgere attività, limitando così le possibilità che i dipendenti possano prendere la propria iniziativa per fare cose come raccogliere fondi dalla società. Mantenere il controllo separato significa che prima di autorizzare un'attività, un dipendente deve assicurarsi che sia appropriato, poiché il revisore lo segnalerà in caso di problemi. Allo stesso modo, separare i revisori e le persone che completano le attività significa che un membro del personale separato esamina le richieste di attività completate in modo improprio e verifica periodicamente le prestazioni delle attività per assicurarsi che nessun membro del personale stia svolgendo attività al di fuori delle loro funzioni.
Per la contabilità, la separazione dei compiti è fondamentale. Ciò limita le possibilità di frode finanziaria e fornisce anche un meccanismo per la rilevazione degli errori; la persona che taglia gli stipendi, per esempio, potrebbe chiedere conferma su un assegno insolitamente grande o piccolo. Il mantenimento dell'integrità contabile è importante per le aziende di tutte le dimensioni e la separazione delle attività semplifica l'audit e il controllo del sistema contabile.
Ciò è importante anche per la sicurezza generale, la sicurezza e le prestazioni. La separazione dei compiti gioca un ruolo nella fabbrica, nelle operazioni militari e in attività come la sicurezza delle informazioni. Se un'azienda ha situazioni in cui una singola persona può fare qualcosa e assicurarsi che non venga rilevata, ciò rappresenta una minaccia alla sicurezza e richiede una valutazione per vedere se è possibile mettere in atto la separazione delle funzioni.