Co to jest rozdział obowiązków?
Rozdzielenie obowiązków polega na wykorzystaniu wielu pracowników do wykonywania zadań w celu ograniczenia szans na oszustwo, kradzież i błędy. Dzieląc zadanie na komponenty obsługiwane przez różnych pracowników, firma może zapobiegać niechcianym działaniom i zapewniać lepszą kontrolę jakości. Może to być trudne w małej firmie, w której liczba pracowników może być zbyt ograniczona, ale w dużych firmach może to być krytyczna część programu bezpieczeństwa. W niektórych regionach przepisy wyraźnie nakazują rozdzielenie obowiązków w przypadku wrażliwych zadań; w szczególnie ważnym przykładzie kapitan statku nie może wystrzelić pocisków wycieczkowych bez przestrzegania ściśle określonego i oddzielnego łańcucha dowodzenia.
W miejscu pracy, w którym stosuje się podział obowiązków, zadania są podzielone na trzy różne fazy. W pierwszej fazie ktoś musi zatwierdzić działanie, takie jak wydanie komputera nowemu pracownikowi lub wygenerowanie wypłaty. W drugiej fazie ktoś faktycznie musi wykonać zadanie; członek działu komputerowego zapewnia na przykład komputer członkowi personelu, a pracownik podpisuje go. Wreszcie trzeci komponent obejmuje audyt, aby upewnić się, że zadanie zostało wykonane prawidłowo.
Rozdzielenie obowiązków wymaga innego pracownika w każdym punkcie. Pracownicy odpowiedzialni za autoryzację nie mogą faktycznie wykonywać czynności, co ogranicza szanse, że pracownicy mogą podjąć inicjatywę, np. W celu zebrania funduszy od firmy. Utrzymywanie odrębnej kontroli oznacza, że przed autoryzowaniem zadania pracownik musi upewnić się, że jest on odpowiedni, ponieważ audytor oznaczy go w razie problemu. Podobnie, oddzielenie audytorów i osób, które wykonują zadania, oznacza, że oddzielny pracownik bada roszczenia dotyczące nieprawidłowo wykonanych zadań i okresowo kontroluje wykonanie zadania, aby upewnić się, że żaden pracownik nie wykonuje zadań poza zakresem swoich obowiązków.
W przypadku rachunkowości zasadniczy jest podział obowiązków. Ogranicza to ryzyko oszustw finansowych, a także zapewnia mechanizm wykrywania błędów; na przykład osoba obcinająca wypłaty może poprosić o potwierdzenie w przypadku wyjątkowo dużego lub małego czeku. Utrzymanie rzetelności rachunkowości jest ważne dla firm każdej wielkości, a wyodrębnienie zadań ułatwia audyt i kontrolę systemu rachunkowości.
Jest to również ważne dla ogólnego bezpieczeństwa, ochrony i wydajności. Rozdzielenie obowiązków odgrywa rolę w hali produkcyjnej, w operacjach wojskowych oraz w działaniach takich jak bezpieczeństwo informacji. Jeśli firma ma sytuacje, w których jedna osoba mogłaby coś zrobić i upewnić się, że nie została wykryta, stanowi to zagrożenie dla bezpieczeństwa i wymaga oceny, aby sprawdzić, czy możliwe jest wprowadzenie podziału obowiązków.