Co to jest oddzielenie obowiązków?

Rozdzielenie obowiązków to stosowanie wielu pracowników do wykonywania zadań w celu ograniczenia szans oszustwa, kradzieży i błędów. Przebijając zadanie na komponenty obsługiwane przez różnych członków personelu, firma może zapobiec niechcianym działaniom i wywierać lepszą kontrolę jakości. Może to być trudne w małej firmie, w której personel może być zbyt ograniczony, ale w dużych firmach może być kluczową częścią programu bezpieczeństwa. W niektórych regionach prawo specjalnie nakazują rozdzielenie obowiązków w przypadku wrażliwych zadań; W szczególnie ważnym przykładzie kapitan statku nie może uruchomić pocisków wycieczkowych bez przestrzegania bardzo specyficznego i oddzielonego łańcucha dowodzenia.

W miejscu pracy, w którym stosuje się rozdzielenie obowiązków, zadania są podzielone na trzy różne fazy. W pierwszej fazie ktoś musi zatwierdzić działanie, takie jak wydanie komputera nowemu pracownikowi lub generowanie wypłat. W drugiej fazie ktoś faktycznie musi wykonać zadanie; Członek komputerów DePANa przykład RTment zapewnia komputer pracownikowi, a personel podpisuje go. Wreszcie trzeci element obejmuje kontrolę, aby upewnić się, że zadanie zostało odpowiednio wykonane.

Rozdzielenie obowiązków wymaga w każdym punkcie innego członka personelu. Pracownicy odpowiedzialni za zezwolenia nie mogą faktycznie wykonywać działań, ograniczając w ten sposób szanse, w których pracownicy mogą podjąć własną inicjatywę, aby robić takie rzeczy, jak zbieranie funduszy od firmy. Utrzymanie osobnego audytu oznacza, że ​​przed zezwoleniem na zadanie pracownik musi upewnić się, że jest ono właściwe, ponieważ audytor będzie go oznaczać, jeśli wystąpi problem. Podobnie, oddzielenie audytorów i osób wykonujących zadania oznacza, że ​​oddzielny członek personelu bada roszczenia o niewłaściwie wykonane zadania i okresowo kontroluje wykonywanie zadań, aby upewnić się, że żaden personel nie wykonuje zakresu swoich obowiązków.

dlaRachunkowość, rozdzielenie obowiązków ma kluczowe znaczenie. Ogranicza to szanse na oszustwo finansowe, a także zapewnia mechanizm łapania błędów; Na przykład osoba wycinająca wypłaty może poprosić o potwierdzenie wyjątkowo dużego lub małego czeku. Utrzymanie integralności rachunkowości jest ważne dla firm wszystkich rozmiarów i oddzielenie zadań ułatwia audyt i kontrolowanie systemu księgowego.

Jest to również ważne dla ogólnego bezpieczeństwa, bezpieczeństwa i wydajności. Oddzielenie obowiązków odgrywa rolę na hali fabrycznej, w operacjach wojskowych i w działaniach takich jak bezpieczeństwo informacji. Jeśli firma ma jakieś sytuacje, w których jedna osoba mogłaby coś zrobić i zapewnić, że nie była wykryta, stanowi to zagrożenie bezpieczeństwa i wymaga oceny, aby sprawdzić, czy można wprowadzić rozdzielenie obowiązków.