Hva er en separasjon av plikter?

Separasjon av plikter er bruk av flere personell for å utføre oppgaver for å begrense sjansene for svindel, tyveri og feil. Ved å dele en oppgave i komponenter som er håndtert av forskjellige ansatte, kan et selskap forhindre uønskede aktiviteter og utøve bedre kvalitetskontroller. Dette kan være utfordrende i et lite selskap der bemanningen kan være for begrenset, men hos store selskaper kan det være en kritisk del av et sikkerhetsprogram. I noen regioner krever lover spesifikt separasjon av plikter for sensitive oppgaver; I et spesielt viktig eksempel kan ikke kapteinen på et skip lansere cruise -missiler uten å følge en veldig spesifikk, og atskilt, kommandokjede.

På en arbeidsplass der separasjon av plikter brukes, blir oppgaver delt inn i tre forskjellige faser. I den første fasen må noen godkjenne en aktivitet, som å utgi en datamaskin til en ny medarbeider eller generere lønnsjekker. I den andre fasen trenger noen faktisk å utføre oppgaven; et medlem av databehandlingsdepaRtment gir for eksempel en datamaskin til den ansatte, og de ansatte tegn for det. Til slutt innebærer den tredje komponenten revisjon for å sikre at oppgaven ble utført på riktig måte.

Separasjon av plikter krever en annen medarbeider på hvert punkt. Ansatte som har ansvar for autorisasjoner kan faktisk ikke utføre aktiviteter, og dermed begrense sjansene for at ansatte kan ta sitt eget initiativ for å gjøre ting som å samle inn midler fra selskapet. Å holde revisjonen separat betyr at før den autoriserer en oppgave, må en ansatt sørge for at det er passende, ettersom revisor vil flagge den hvis det er et problem. På samme måte betyr å skille revisorer og personer som fullfører oppgaver at en egen medarbeider undersøker påstander om feil fullførte oppgaver og periodisk reviderer oppgaveutførelsen for å sikre at ingen ansatte presterer utenfor omfanget av sine plikter.

forRegnskap, separasjon av plikter er kritisk. Dette begrenser sjansene for økonomisk svindel og gir også en mekanisme for å fange feil; Personen som kutter lønnsslippene, for eksempel, kan be om bekreftelse på en uvanlig stor eller liten sjekk. Vedlikehold av regnskapsintegritet er viktig for selskaper i alle størrelser og å skille ut oppgaver gjør det lettere å revidere og kontrollere regnskapssystemet.

Dette er også viktig for generell sikkerhet, sikkerhet og ytelse. Separasjon av plikter spiller en rolle på fabrikkgulvet, i militære operasjoner og i aktiviteter som informasjonssikkerhet. Hvis en virksomhet har noen situasjoner der en enkelt person kan gjøre noe og sikre at den ble uoppdaget, representerer dette en sikkerhetstrussel og ber om en evaluering for å se om det er mulig å få separasjon av plikter på plass.