Hva er en adskillelse av plikter?

Separasjon av plikter er bruk av flere ansatte til å utføre oppgaver for å begrense sjansene for svindel, tyveri og feil. Ved å dele en oppgave i komponenter som håndteres av forskjellige ansatte, kan et selskap forhindre uønskede aktiviteter og utføre bedre kvalitetskontroll. Dette kan være utfordrende hos et lite selskap hvor bemanningen kan være for begrenset, men hos store selskaper kan det være en kritisk del av et sikkerhetsprogram. I noen regioner gir lover spesifikt krav om atskillelse av plikter for sensitive oppgaver; i et spesielt viktig eksempel kan kapteinen på et skip ikke skyte cruisemissiler uten å følge en veldig spesifikk, og adskilt, kommandokjede.

På en arbeidsplass der det brukes skilleplikt, blir oppgaver delt inn i tre forskjellige faser. I den første fasen må noen godkjenne en aktivitet, som å utstede en datamaskin til en ny medarbeider eller generere lønnsjekker. I den andre fasen trenger noen faktisk å utføre oppgaven; et medlem av databehandlingsavdelingen skaffer en datamaskin til for eksempel den ansatte, og personalet tegner for det. Til slutt involverer den tredje komponenten revisjon for å sikre at oppgaven ble utført på riktig måte.

Adskillelse av plikter krever en annen ansatt på hvert punkt. Ansatte med ansvar for autorisasjoner kan faktisk ikke utføre aktiviteter, og begrenser dermed sjansen for at ansatte kan ta eget initiativ til å gjøre ting som å samle inn penger fra selskapet. Å holde revisjon adskilt betyr at en ansatt må sørge for at den er riktig, før autorisasjon av en oppgave, ettersom revisor vil flagge den hvis det er et problem. På samme måte betyr å skille revisorer og personer som fullfører oppgaver, at en egen ansatt undersøker påstander om feil utførte oppgaver og regelmessig kontrollerer oppgavens utførelse for å sikre at ingen ansatte utfører utenfor oppgavens virkeområde.

For regnskapsføring er skille av plikter kritisk. Dette begrenser sjansene for økonomisk svindel og gir også en mekanisme for fangstfeil; personen som kutter lønnsslipper, for eksempel, kan be om bekreftelse på en uvanlig stor eller liten sjekk. Opprettholdelse av regnskapsmessig integritet er viktig for selskaper i alle størrelser og skille ut oppgaver gjør det lettere å revidere og kontrollere regnskapssystemet.

Dette er også viktig for generell sikkerhet, sikkerhet og ytelse. Separasjon av plikter spiller en rolle på fabrikkgulvet, i militære operasjoner og i aktiviteter som informasjonssikkerhet. Hvis en virksomhet har noen situasjoner der en enkeltperson kan gjøre noe og sikre at det ikke ble oppdaget, representerer dette en sikkerhetstrussel og krever en evaluering for å se om det er mulig å få pliktskillet på plass.