Hvad er en adskillelse af pligter?

Adskillelse af opgaver er brugen af ​​flere medarbejdere til at udføre opgaver for at begrænse chancerne for svig, tyveri og fejl. Ved at opdele en opgave i komponenter, der håndteres af forskellige medarbejdere, kan en virksomhed forhindre uønskede aktiviteter og udføre bedre kvalitetskontrol. Dette kan være udfordrende hos en lille virksomhed, hvor bemandet muligvis er for begrænset, men hos store virksomheder kan det være en kritisk del af et sikkerhedsprogram. I nogle regioner kræver love specifikt adskillelse af opgaver for følsomme opgaver; i et særligt vigtigt eksempel kan skibets kaptajn ikke udsætte krydsermissiler uden at følge en meget specifik og adskilt kommandokæde.

På en arbejdsplads, hvor der anvendes adskillelse af opgaver, opdeles opgaver i tre forskellige faser. I den første fase skal nogen godkende en aktivitet, som at udstede en computer til en ny medarbejder eller generere lønsedler. I den anden fase har nogen faktisk brug for at udføre opgaven; et medlem af computervirksomheden leverer for eksempel en computer til medarbejderen, og medarbejderne tegner for det. Endelig involverer den tredje komponent revision for at sikre, at opgaven blev udført korrekt.

Adskillelse af opgaver kræver en anden medarbejder på hvert punkt. Medarbejdere, der er ansvarlige for tilladelser, kan faktisk ikke udføre aktiviteter, hvilket begrænser chancerne for, at medarbejderne kan tage deres eget initiativ til at gøre ting som at samle penge fra virksomheden. At holde revision adskilt betyder, at en medarbejder inden godkendelse af en opgave skal sørge for, at det er passende, da revisoren vil markere den, hvis der er et problem. Ligeledes betyder adskillelse af revisorer og personer, der udfører opgaver, at en separat medarbejder undersøger påstande om forkert udførte opgaver og regelmæssigt reviderer opgaver for at sikre, at ingen medarbejdere udfører uden for deres opgaver.

For regnskabsføring er adskillelse af opgaver afgørende. Dette begrænser chancerne for økonomisk svig og giver også en mekanisme til fangstfejl; den person, der for eksempel skærer løncheck, kunne bede om bekræftelse på en usædvanlig stor eller lille check. Vedligeholdelse af regnskabsintegritet er vigtigt for virksomheder i alle størrelser og adskillelse af opgaver gør det lettere at revidere og kontrollere regnskabssystemet.

Dette er også vigtigt for generel sikkerhed, sikkerhed og ydeevne. Adskillelse af opgaver spiller en rolle på fabriksgulvet, i militære operationer og i aktiviteter som informationssikkerhed. Hvis en virksomhed har situationer, hvor en enkelt person kunne gøre noget og sikre, at det ikke blev opdaget, repræsenterer dette en sikkerhedstrussel og kræver en evaluering for at se, om det er muligt at få en adskillelse af opgaver på plads.