職務分離とは

職務分離とは、複数の担当者を使用してタスクを実行し、詐欺、盗難、エラーの可能性を制限することです。 スタッフのさまざまなメンバーが処理するコンポーネントにタスクを分割することにより、企業は不要な活動を防ぎ、より良い品質管理を行うことができます。 これは、人員配置が非常に限られている小企業では困難な場合がありますが、大企業ではセキュリティプログラムの重要な部分になる可能性があります。 一部の地域では、法律により、デリケートなタスクの職務の分離が特に義務付けられています。 特に重要な例では、船の船長は、非常に具体的で分離された一連のコマンドに従うことなく、巡航ミサイルを発射することはできません。

職務の分離が使用される職場では、タスクは3つの異なるフェーズに分けられます。 最初のフェーズでは、誰かがコンピューターを新しいスタッフに発行したり、給与を生成するなどのアクティビティを承認する必要があります。 2番目のフェーズでは、誰かが実際にタスクを実行する必要があります。 たとえば、コンピューティング部門のメンバーがスタッフメンバーにコンピューターを提供し、スタッフがコンピューターに署名します。 最後に、3番目のコンポーネントには、タスクが適切に実行されたことを確認するための監査が含まれます。

職務の分離には、各ポイントで異なるスタッフが必要です。 承認を担当するスタッフメンバーは実際に活動を実行できないため、従業員が会社から資金を集めるなどのことを自分で主導できる可能性が制限されます。 監査を個別に維持するということは、タスクを承認する前に、問題がある場合に監査人がそれにフラグを立てるため、従業員はそれが適切であることを確認する必要があることを意味します。 同様に、監査人とタスクを完了する人を分けることは、別のスタッフメンバーが不適切に完了したタスクのクレームを調査し、タスクパフォ​​ーマンスを定期的に監査して、スタッフメンバーが職務の範囲外で実行していないことを確認することを意味します。

アカウンティングでは、職務の分離が重要です。 これにより、金銭的詐欺の可能性が制限され、エラーをキャッチするメカニズムも提供されます。 たとえば、小切手を切る人は、異常に大きい小切手で確認を求めることができます。 会計の完全性の維持はあらゆる規模の企業にとって重要であり、タスクを分離することで会計システムの監査と制御が容易になります。

これは、一般的なセキュリティ、安全性、およびパフォーマンスにとっても重要です。 職務の分離は、工場の床、軍事作戦、情報セキュリティなどの活動において役割を果たします。 一人の人間が何かをして、それが検出されないことを保証できる状況がある場合、これはセキュリティの脅威を表し、職務の分離を導入できるかどうかを評価する必要があります。