Qu'est-ce qu'une séparation des tâches?
La séparation des tâches consiste à employer plusieurs personnes pour exécuter des tâches visant à limiter les risques de fraude, de vol et d'erreurs. En divisant une tâche en composants gérés par différents membres du personnel, une entreprise peut empêcher les activités indésirables et exercer de meilleurs contrôles de qualité. Cela peut être difficile dans une petite entreprise où les effectifs sont peut-être trop limités, mais dans les grandes entreprises, cela peut constituer un élément essentiel d'un programme de sécurité. Dans certaines régions, les lois prescrivent spécifiquement la séparation des tâches pour les tâches sensibles; Dans un exemple particulièrement important, le capitaine d'un navire ne peut lancer de missiles de croisière sans suivre une chaîne de commandement très spécifique et séparée.
Dans un lieu de travail où la séparation des tâches est utilisée, les tâches sont divisées en trois phases différentes. Dans la première phase, quelqu'un doit approuver une activité, comme émettre un ordinateur à un nouveau membre du personnel ou générer des chèques de paie. Au cours de la deuxième phase, une personne doit réellement exécuter la tâche. Un membre du service informatique fournit un ordinateur au membre du personnel, par exemple, et le membre du personnel le signe. Enfin, le troisième composant implique un audit pour s'assurer que la tâche a été effectuée correctement.
La séparation des tâches nécessite un membre du personnel différent à chaque étape. Les membres du personnel en charge des autorisations ne peuvent pas réellement exercer d'activités, ce qui limite les chances que les employés prennent l'initiative de faire des choses comme percevoir des fonds auprès de l'entreprise. Si l'audit est séparé, cela signifie qu'avant d'autoriser une tâche, un employé doit s'assurer que cela est approprié, car l'auditeur la signalera en cas de problème. De même, les auditeurs séparés et les personnes qui exécutent des tâches signifient qu'un membre du personnel distinct enquête sur les allégations de tâches mal accomplies et vérifie périodiquement l'exécution des tâches pour s'assurer qu'aucun membre du personnel ne travaille en dehors du cadre de ses fonctions.
Pour la comptabilité, la séparation des tâches est essentielle. Cela limite les risques de fraude financière et fournit également un mécanisme permettant de détecter les erreurs; La personne qui coupe des chèques de paie, par exemple, pourrait demander une confirmation sur un chèque inhabituellement gros ou petit. Le maintien de l’intégrité comptable est important pour les entreprises de toutes tailles et la séparation des tâches facilite l’audit et le contrôle du système comptable.
Ceci est également important pour la sécurité générale, la sécurité et les performances. La séparation des tâches joue un rôle dans l’usine, dans les opérations militaires et dans des activités telles que la sécurité de l’information. Si une entreprise a des situations dans lesquelles une seule personne peut faire quelque chose et s'assurer que cela ne passe pas inaperçu, cela représente une menace pour la sécurité et nécessite une évaluation pour voir s'il est possible de mettre en place une séparation des tâches.