O que é uma separação de deveres?

A separação de tarefas é o uso de vários pessoal para executar tarefas para limitar as chances de fraude, roubo e erros. Ao divulgar uma tarefa em componentes tratados por diferentes membros da equipe, uma empresa pode impedir atividades indesejadas e exercer controles de melhor qualidade. Isso pode ser um desafio em uma pequena empresa onde a equipe pode ser muito limitada, mas em grandes empresas, pode ser uma parte crítica de um programa de segurança. Em algumas regiões, as leis exigem especificamente a separação de deveres para tarefas sensíveis; Em um exemplo particularmente importante, o capitão de um navio não pode lançar mísseis de cruzeiro sem seguir uma cadeia de comando muito específica e separada. Na primeira fase, alguém deve aprovar uma atividade, como emitir um computador para um novo membro da equipe ou gerar contracheques. Na segunda fase, alguém realmente precisa executar a tarefa; um membro do depósito de computaçãoO rtment fornece um computador ao membro da equipe, por exemplo, e o funcionário assina. Finalmente, o terceiro componente envolve a auditoria para garantir que a tarefa fosse executada adequadamente.

A separação de tarefas requer um membro da equipe diferente em cada ponto. Os funcionários encarregados das autorizações não podem realmente executar atividades, limitando assim as chances de os funcionários poderiam tomar sua própria iniciativa para fazer coisas como coletar fundos da empresa. Manter a auditoria separada significa que, antes de autorizar uma tarefa, um funcionário precisa garantir que seja apropriado, pois o auditor sinalizá -lo se houver um problema. Da mesma forma, separar auditores e pessoas que concluem tarefas significa que um membro da equipe separado investiga reivindicações de tarefas concluídas indevidamente e audita periodicamente o desempenho da tarefa para garantir que nenhum funcionário esteja executando fora do escopo de suas funções.

paraContabilidade, a separação de tarefas é crítica. Isso limita as chances de fraude financeira e também fornece um mecanismo para capturar erros; A pessoa que corta os salários, por exemplo, poderia pedir confirmação sobre um cheque incomumente grande ou pequeno. A manutenção da integridade contábil é importante para empresas de todos os tamanhos e a separação de tarefas facilitam a auditoria e o controle do sistema contábil.

Isso também é importante para segurança, segurança e desempenho geral. A separação de tarefas desempenha um papel no chão da fábrica, nas operações militares e em atividades como a segurança da informação. Se uma empresa tiver alguma situação em que uma única pessoa possa fazer alguma coisa e garantir que não fosse detectada, isso representa uma ameaça à segurança e exige uma avaliação para ver se é possível implementar a separação de tarefas.