O que é uma separação de deveres?
Separação de tarefas é o uso de várias pessoas para executar tarefas para limitar as chances de fraude, roubo e erro. Ao dividir uma tarefa em componentes manipulados por diferentes membros da equipe, uma empresa pode impedir atividades indesejadas e exercer melhores controles de qualidade. Isso pode ser desafiador em uma pequena empresa onde a equipe pode ser muito limitada, mas em grandes empresas pode ser uma parte crítica de um programa de segurança. Em algumas regiões, as leis exigem especificamente a separação de tarefas para tarefas sensíveis; em um exemplo particularmente importante, o capitão de um navio não pode lançar mísseis de cruzeiro sem seguir uma cadeia de comando muito específica e separada.
Em um local de trabalho onde é usada a separação de tarefas, as tarefas são divididas em três fases diferentes. Na primeira fase, alguém deve aprovar uma atividade, como emitir um computador para um novo funcionário ou gerar contracheques. Na segunda fase, alguém realmente precisa executar a tarefa; um membro do departamento de computação fornece um computador ao funcionário, por exemplo, e o funcionário o assina. Finalmente, o terceiro componente envolve auditoria para garantir que a tarefa foi executada adequadamente.
A separação de tarefas requer um membro da equipe diferente em cada ponto. Os funcionários encarregados das autorizações não podem realmente realizar atividades, limitando assim as chances de os funcionários tomarem sua própria iniciativa de fazer coisas como coletar fundos da empresa. Manter a auditoria separada significa que, antes de autorizar uma tarefa, um funcionário precisa se certificar de que é apropriado, pois o auditor a sinalizará se houver um problema. Da mesma forma, separar auditores e pessoas que concluem tarefas significa que um funcionário separado investiga reivindicações de tarefas concluídas incorretamente e audita periodicamente o desempenho das tarefas para garantir que nenhum funcionário esteja executando fora do escopo de suas funções.
Para a contabilidade, a separação de tarefas é fundamental. Isso limita as chances de fraude financeira e também fornece um mecanismo para detectar erros; a pessoa que corta os contracheques, por exemplo, pode pedir confirmação de um cheque anormalmente grande ou pequeno. A manutenção da integridade contábil é importante para empresas de todos os tamanhos e a separação de tarefas facilita a auditoria e o controle do sistema contábil.
Isso também é importante para segurança geral, segurança e desempenho. A separação de tarefas desempenha um papel no chão de fábrica, nas operações militares e em atividades como segurança da informação. Se uma empresa tiver alguma situação em que uma única pessoa possa fazer algo e garantir que não seja detectada, isso representa uma ameaça à segurança e exige uma avaliação para verificar se é possível estabelecer a separação de tarefas.