Wat is een scheiding van taken?
Scheiding van taken is het gebruik van meerdere personeelsleden om taken uit te voeren om de kans op fraude, diefstal en fouten te beperken. Door een taak op te splitsen in componenten die door verschillende personeelsleden worden behandeld, kan een bedrijf ongewenste activiteiten voorkomen en betere kwaliteitscontroles uitvoeren. Dit kan een uitdaging zijn bij een klein bedrijf waar het personeelsbestand te beperkt is, maar bij grote bedrijven kan het een cruciaal onderdeel van een beveiligingsprogramma zijn. In sommige regio's verplicht wetgeving specifiek de scheiding van taken voor gevoelige taken; in een bijzonder belangrijk voorbeeld kan de kapitein van een schip geen kruisraketten lanceren zonder een zeer specifieke en gescheiden commandostructuur te volgen.
Op een werkplek waar scheiding van taken wordt gebruikt, worden taken onderverdeeld in drie verschillende fasen. In de eerste fase moet iemand een activiteit goedkeuren, zoals het uitgeven van een computer aan een nieuw personeelslid of het genereren van salaris. In de tweede fase moet iemand de taak daadwerkelijk uitvoeren; een lid van de computerafdeling levert bijvoorbeeld een computer aan het personeelslid en de medewerker tekent ervoor. Ten slotte omvat het derde onderdeel auditing om ervoor te zorgen dat de taak correct werd uitgevoerd.
Scheiding van taken vereist op elk punt een ander personeelslid. Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor autorisaties, kunnen geen activiteiten uitvoeren, waardoor de kans wordt beperkt dat werknemers hun eigen initiatief kunnen nemen om bijvoorbeeld geld in te zamelen bij het bedrijf. Auditing gescheiden houden betekent dat een medewerker, voordat hij een taak autoriseert, ervoor moet zorgen dat deze passend is, omdat de auditor deze markeert als er een probleem is. Evenzo betekent het scheiden van auditors en mensen die taken voltooien, dat een afzonderlijk personeelslid claims van onjuist voltooide taken onderzoekt en periodiek de taakuitvoering controleert om te controleren of er geen personeel buiten hun taakomschrijving is.
Voor boekhouding is scheiding van taken van cruciaal belang. Dit beperkt de kansen op financiële fraude en biedt ook een mechanisme voor het vangen van fouten; de persoon die de looncheques verlaagt, kan bijvoorbeeld om bevestiging vragen bij een ongewoon grote of kleine cheque. Het onderhouden van boekhoudkundige integriteit is belangrijk voor bedrijven van elke omvang en het scheiden van taken maakt het eenvoudiger om het boekhoudsysteem te controleren en te controleren.
Dit is ook belangrijk voor algemene beveiliging, veiligheid en prestaties. Scheiding van taken speelt een rol op de werkvloer, bij militaire operaties en bij activiteiten als informatiebeveiliging. Als een bedrijf situaties heeft waarin een persoon iets kan doen en ervoor kan zorgen dat het niet wordt gedetecteerd, vormt dit een bedreiging voor de veiligheid en is een evaluatie vereist om te zien of het mogelijk is om scheiding van taken in te voeren.