Co je oddělení povinností?

Rozdělení povinností je použití více pracovníků k plnění úkolů omezujících šance na podvod, krádež a chyby. Rozdělením úkolu na komponenty, které zpracovávají různí zaměstnanci, může společnost zabránit nechtěným činnostem a provádět lepší kontroly kvality. To může být náročné v malé společnosti, kde může být počet zaměstnanců příliš omezený, ale u velkých společností to může být kritická součást bezpečnostního programu. V některých regionech zákony specificky nařizují oddělení povinností pro citlivé úkoly; ve zvláště důležitém příkladu nemůže kapitán lodi vypustit řízené střely, aniž by sledoval velmi specifický a oddělený řetěz velení.

Na pracovišti, kde se používá oddělení povinností, jsou úkoly rozděleny do tří různých fází. V první fázi musí někdo aktivitu schválit, například vydat počítač novému zaměstnanci nebo generovat výplaty. Ve druhé fázi musí někdo skutečně úkol provést; například člen výpočetního oddělení poskytuje zaměstnanci počítač například počítač a jeho značení podepíše. Konečně třetí komponenta zahrnuje audit, aby se ujistil, že úkol byl proveden správně.

Rozdělení povinností vyžaduje v každém bodě jiného zaměstnance. Zaměstnanci odpovědní za oprávnění nemohou ve skutečnosti vykonávat činnosti, čímž omezují šance, kdy by zaměstnanci mohli z vlastního podnětu dělat věci, jako je shromažďování finančních prostředků od společnosti. Vedení samostatného auditu znamená, že před schválením úkolu se musí zaměstnanec ujistit, že je to vhodné, protože v případě problému to auditor označí. Stejně tak oddělení auditorů a osob, které provádějí úkoly, znamená, že samostatný zaměstnanec vyšetřuje nároky na nesprávně provedené úkoly a pravidelně provádí audit úkolů, aby se ujistil, že žádní zaměstnanci neplní své povinnosti.

Pro účetnictví je zásadní oddělení povinností. To omezuje šance na finanční podvody a také poskytuje mechanismus pro zachycení chyb; osoba řezající výplaty může například požádat o potvrzení neobvykle velké nebo malé kontroly. Zachování integrity účetnictví je důležité pro společnosti všech velikostí a oddělení úkolů usnadňuje audit a kontrolu účetního systému.

To je také důležité pro celkovou bezpečnost, bezpečnost a výkon. Rozdělení povinností hraje roli v továrně, ve vojenských operacích a v činnostech, jako je informační bezpečnost. Pokud se v podniku vyskytnou situace, kdy by jedna osoba mohla něco udělat a zajistit, aby nebyla odhalena, jedná se o bezpečnostní hrozbu a vyžaduje vyhodnocení, aby se zjistilo, zda je možné zavést oddělení povinností.