Comment rédiger un rapport d'analyse des écarts?
Développer une compréhension de l'objectif d'un rapport d'analyse des écarts est généralement la première étape de la rédaction d'un document utile. Un rapport d'analyse des écarts examine l'écart entre l'état actuel d'une entreprise et ses objectifs. Ces informations peuvent aider une organisation à définir un plan pour atteindre ses objectifs. Le rapport d'analyse des lacunes examine également l'historique de l'entité pour déterminer comment elle a atteint son statut actuel. Cela peut aider les planificateurs à déterminer les méthodes les plus souhaitables pour apporter des améliorations.
L'objectif principal d'un rapport d'analyse d'écart est généralement de démontrer une compréhension de l'impact de chaque élément de l'organisation. C'est un moyen efficace de trouver des personnes, des services et des activités qui entravent la réalisation des objectifs de l'organisation. Bien qu'il puisse être utile d'observer le fonctionnement correct d'un élément de l'organisation, l'objectif général est de déterminer dans quelle mesure chacun de ces éléments affecte l'ensemble de l'opération.
Dans la plupart des cas, un rapport d'analyse des écarts est établi par une équipe. Cela est dû en partie au volume de travail requis pour effectuer une analyse approfondie. C'est également un bon moyen de s'assurer que le rapport ne reflète pas le point de vue d'une personne. Des informations pour les rapports d’analyse des lacunes peuvent être rassemblées via des entretiens, des enquêtes et l’examen de documents tels que ceux des domaines des finances et des ressources humaines.
L’énoncé du problème est l’un des éléments clés d’un rapport d’analyse des écarts. Ceci est un résumé des problèmes les plus urgents qui empêchent l’organisation d’atteindre ses objectifs. Ces questions seront intégrées au plan afin de fournir un point de départ pour apporter des améliorations.
Une fois les informations rassemblées, un plan permettant de réduire l'écart entre l'état actuel et souhaité de l'organisation peut être élaboré. Parmi les éléments pouvant être pris en compte lors de l'élaboration de ce plan, citons les ressources nécessaires, telles que l'argent, le temps et les ressources humaines. Le plan pourrait également décrire les outils ou autres matériels nécessaires et éventuellement comment les obtenir.
Un rapport d'analyse des lacunes décrira également le processus à suivre pour que l'organisation atteigne ses objectifs. Cela peut inclure des délais, des échéances et des mesures permettant de mesurer le succès. Une analyse comprendra également souvent des points de repère pour des objectifs spécifiques afin que les progrès soient uniformes et cohérents.
Certaines organisations utiliseront un autre type d'analyse pour déterminer les étapes à suivre pour combler l'écart. Il s’agit d’un examen des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (SWOT) liées à une entreprise donnée. Il s’agit d’une analyse SWOT. En comprenant ces attributs globaux de l'entreprise et les raisons de cet écart, un plan complet de progression peut être élaboré.