Hur skriver jag en gapanalysrapport?
Att utveckla en förståelse för syftet med en gapanalysrapport är vanligtvis det första steget i att skriva ett användbart dokument. En gapanalysrapport undersöker klyftan mellan företagets nuvarande tillstånd och dess mål. Denna information kan hjälpa en organisation att skapa en plan för att uppnå mål. Gapanalysrapporten granskar också företagets historia för att avgöra hur den nådde sin nuvarande status. Detta kan hjälpa planerare att avgöra vilka metoder som är mest önskvärda för att göra förbättringar.
Det primära målet med att skriva en gapanalysrapport är vanligtvis att visa en förståelse för effekterna av varje element i organisationen. Detta är ett effektivt sätt att hitta individer, avdelningar och aktiviteter som hindrar uppnåendet av organisatoriska mål. Även om det kan vara användbart att observera hur väl ett element i organisationen fungerar i sig är det övergripande syftet att bestämma hur var och en av dessa delar påverkar hela operationen.
I de flesta fall sammanställs en gapanalysrapport av ett team. Detta beror delvis på den omfattning av arbetet som krävs för att göra en grundlig analys. Det är också ett bra sätt att se till att rapporten inte återspeglar en individs synvinkel. Information för gapanalysrapporter kan samlas in via intervjuer, undersökningar och granskning av poster som t.ex. inom områdena ekonomi och personalresurser.
En av nyckelelementen i en gapanalysrapport är problemanalysen. Detta är en sammanfattning av de mest angelägna frågorna som hindrar organisationen från att uppnå sina mål. Dessa frågor kommer att införlivas i planen för att ge en utgångspunkt för förbättringar.
Efter att informationen har samlats in kan en plan för att stänga klyftan mellan organisationens nuvarande och önskade tillstånd göras. Några av de saker som kan övervägas när man gör denna plan inkluderar resurser som behövs, till exempel pengar, tid och människor. Planen kan också beskriva vilka verktyg eller annat material som behövs och eventuellt hur de kan erhållas.
En gapanalysrapport kommer också vanligtvis att beskriva vilken process som ska följas för att organisationen ska nå sina mål. Detta kan inkludera tidslinjer, tidsfrister och mätvärden för att mäta framgång. En analys kommer också ofta att innehålla riktmärken för specifika mål så att framstegen är enhetliga och konsekventa.
Vissa organisationer kommer att använda en annan typ av analys för att avgöra vilka åtgärder man ska vidta för att täcka luckan. Detta är en undersökning av styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT) som är relaterade till ett visst företag och kallas en SWOT-analys. Genom att förstå företagets övergripande attribut och orsakerna till gapet kan en omfattande plan för framsteg göras.