Qu'est-ce que l'externalisation financière?
L'externalisation financière est une stratégie commerciale qui implique de sous-traiter à des fournisseurs externes divers types de fonctions financières et comptables. Les petites entreprises ont parfois recours à cette forme d’externalisation pour réduire leurs coûts tout en s’acquittant des fonctions comptables essentielles. Même les grandes entreprises trouvent parfois que cette forme d'impartition des processus métier peut être rentable dans certaines conditions.
Parmi toutes les différentes formes de sous-traitance financière, l’une des plus courantes est la sous-traitance avec un fournisseur pour gérer les fonctions de la paie. Les prestataires de services de paie peuvent établir un profil structuré garantissant que tous les employés rémunérés et rémunérés à l'heure sont payés à temps et conformément aux données fournies par le client. En général, un contact central chez le client peut examiner et approuver les données de paie avant chaque période de paie, puis le service prend en charge le reste des détails. Cela comprend le calcul et la déduction des impôts sur les employés, les retenues à la source sur les employeurs, la soumission de documents fiscaux aux agences fédérales et nationales appropriées, la gestion des dépôts directs ou le découpage de chèques afin de payer les employés, et même la gestion automatique des saisies ou autres formes de retenue.
Outre les services de paie, le recrutement de professionnels pour gérer les enregistrements des comptes fournisseurs et des comptes clients est très courant aujourd'hui. De nombreuses petites entreprises estiment que cela contribue à réduire les coûts salariaux au minimum, tout en permettant à l'entreprise de disposer d'un jeu complet et à jour de registres comptables. Dans certains cas, le fournisseur surveille même le processus d’émission de factures aux clients du client, reçoit les paiements, les comptabilise sur les créances et gère les dépôts dans les comptes bancaires d’exploitation et de paie du client.
Une autre forme d’externalisation financière concerne les encaissements de factures. Dans certains cas, ce type de sous-traitance a lieu après que la société a fait des efforts raisonnables pour recouvrer des factures en souffrance dont l’âge n’est pas supérieur à 120 jours. À ce moment-là, ils sont rendus à l'agence de recouvrement qui se charge d'essayer de recouvrer les soldes en souffrance. Ces dernières années, la réduction des effectifs a créé des situations dans lesquelles ces agences commencent à faire le suivi des factures en retard de trente jours seulement.
Avec toutes les formes d’externalisation financière, les principaux avantages incluent l’accès à des services professionnels sans qu’il soit nécessaire d’engager des dépenses telles que le salaire, les avantages sociaux ou la formation d’un personnel pour assumer les fonctions nécessaires. Les nouvelles entreprises opérant avec un budget restreint s'aperçoivent souvent que l'externalisation de fonctions financières leur permet de se concentrer sur le développement de l'entreprise plutôt que de consacrer du temps à des tâches courantes telles que le paiement de factures ou l'émission de factures. Alors que de plus en plus de petites entreprises continuent à apparaître, les chances que la sous-traitance financière continue à gagner en popularité sont très bonnes.