Quels sont les différents emplois de commis aux documents?
La description de travail du commis aux documents implique généralement les tâches administratives de classement et de récupération de documents et d'informations, souvent de nature délicate. Il existe différents emplois de commis aux archives, en fonction du secteur dans lequel il est employé. Chaque secteur requiert un ensemble de compétences différent de la part de ses commis aux archives.
Les plus connus sont les emplois de commis aux dossiers médicaux. Ces travailleurs traitent les informations confidentielles des patients et doivent garantir la confidentialité de leurs patients. Les emplois de commis aux dossiers médicaux impliquent la compilation, l'organisation, la récupération et le classement des dossiers médicaux des patients. Ils peuvent également servir à la réception, accueillir les patients et accepter les co-paiements.
Une attention particulière aux détails est nécessaire pour un travail de commis aux dossiers médicaux. Toute information manquante dans le dossier d'un patient peut entraîner de graves problèmes de santé. Les emplois de commis aux dossiers médicaux entraînent souvent des tâches de facturation et de codage médical.
Les emplois de commis aux dossiers dans l'application de la loi sont également courants. Les tâches comprennent plus de tâches administratives que dans les emplois de commis aux dossiers médicaux. Ces commis conservent non seulement des dossiers criminels, des dossiers de prison et des dossiers de prisonniers, mais également des tâches de secrétariat, telles que la transcription des dossiers des officiers, la saisie de données et la génération de rapports en cas de besoin. Le courrier et les tâches de réception peuvent également être inclus.
Les commis aux documents juridiques exercent des fonctions analogues à celles d'un parajuriste. Ils créeront, livreront, récupéreront et indexeront des enregistrements et prépareront les fichiers pour le stockage. La compréhension du logiciel de gestion des enregistrements peut être nécessaire et la tâche peut impliquer de se déplacer vers des sites hors site pour un stockage à long terme des dossiers fermés. Ces emplois de commis aux documents peuvent souvent conduire à des postes de parajuristes.
Les emplois de commis aux documents dans les agences gouvernementales impliquent le traitement de documents publics et de documents judiciaires en rapport avec la ville, le comté ou l'État de la localité. Ces travailleurs peuvent être responsables du classement et de la récupération des certificats de naissance et de décès, des licences de mariage et des avis de divorce. Les commis aux titres gèrent souvent les registres de propriété des entités gouvernementales.
Les tâches de commis aux dossiers peuvent également impliquer la numérisation et l'indexation de documents électroniques. Lorsque des documents sensibles sont transférés au format électronique, ils doivent être détruits pour garantir que les archives privées ne sont pas rendues publiques. Cela peut être accompli par le biais de programmes de recyclage privés ou par le déchiquetage de documents.
Les sociétés privées ont également des emplois de commis aux documents pour traiter les documents d’entreprise sensibles. Le poste implique la tenue de dossiers ainsi que des compétences administratives et comptables. Ces travailleurs doivent gérer les comptes des clients, suivre la facturation et les recettes, ainsi que les dossiers des employés. Certains emplois de commis aux documents impliquent la responsabilité de la création de rapports annuels, de dépôts en ligne de sociétés, de la comptabilité et des transactions exécutives.