Que sont les machines à lettres?
Bien que certains puissent être surpris d'apprendre qu'il existe même une machine à ouvrir les lettres, le fait est que beaucoup de grandes entreprises jugent que ces appareils sont essentiels pour faire avancer une tâche importante de l'entreprise à une vitesse productive. Voici quelques informations sur le fonctionnement des machines à lettres et leur grande popularité dans les grandes entreprises.
La fonction élémentaire de toutes les machines à lettres est exactement ce que son nom l'indique. Autrement dit, le dispositif permet une approche facile et mains libres de la tâche d’ouverture des lettres. En général, les modèles les plus grands de machines à ouvrir la lettre ont un plateau dans lequel le courrier non ouvert est inséré. Le coupe-papier automatique alimente les documents tout au long du processus, avec la technologie permettant de saisir le plus grand pli de l'enveloppe ou d'utiliser un dispositif similaire à un coupe-papier traditionnel pour ouvrir l'enveloppe. Une fois les enveloppes ouvertes, le courrier est déposé dans un autre bac, où les éléments ouverts peuvent ensuite passer à la partie suivante du processus de tri.
Fondamentalement, les machines à ouvrir les lettres apportent deux choses au processus de gestion d’une entreprise. Premièrement, ils effectuent une tâche nécessaire et automatisent le processus, le terminant en une fraction du temps qu'il faudrait pour le faire à la main. N'oubliez pas qu'il existe des modèles pouvant ouvrir jusqu'à 36 000 enveloppes en une heure. Plus de temps à consacrer à d’autres tâches essentielles signifie une productivité globale accrue. Deuxièmement, les machines à ouvrir les lettres permettent à l'entreprise d'économiser de l'argent. La main-d'œuvre qui aurait été chargée de traiter le courrier en utilisant un personnel et un certain nombre d'ouvre-lettres en plastique ou en métal devient obsolète. Les économies réalisées peuvent être réinjectées dans l’entreprise, qu’il s’agisse d’une expansion ou d’une augmentation des avantages sociaux.
Bien sûr, les machines à ouvrir les lettres nécessitent un accompagnateur. De plus, le courrier doit être trié par taille. Tandis que davantage de machines d’ouverture des lettres de haute technologie gèrent le tri par taille et déposent les enveloppes ouvertes dans une série de bacs en fonction de la taille et du poids, la plupart des modèles à prix économique actuellement disponibles sur le marché nécessiteraient du tri manuel par taille. Le poids du papier est également un facteur, bien que presque toutes les machines à ouvrir la lettre disposent de moyens simples pour permettre le traitement de divers poids de colis.
Pour les grandes quantités de courrier, les solutions d'alimentation automatique sont indispensables. Cependant, il existe des modèles de table plus petits qui fonctionnent également avec un processus d'alimentation unique. Une grande partie de la décision quant aux types de machines à ouvrir les lettres à acheter dépendra de la taille de l’organisation et du nombre de départements travaillant avec une seule machine.