Cosa fa un segretario aziendale?
Un buon segretario aziendale è in grado di svolgere una serie di compiti. Una delle responsabilità più elementari di un segretario aziendale è assicurarsi che le operazioni quotidiane dell'azienda si svolgano senza intoppi e senza difficoltà. Inoltre, una persona che lavora in questo ruolo deve essere in grado di completare i rapporti scritti in modo tempestivo, supervisionare gli altri e viaggiare per riunioni sia vicine che lontane. In alcuni casi, potrebbe essere necessario un segretario della società per acquisire ulteriori conoscenze in una determinata area. Queste conoscenze possono essere acquisite attraverso la formazione sul posto di lavoro di colleghi o manager.
Una delle responsabilità più importanti di un segretario aziendale è quella di garantire che le operazioni quotidiane di base di una società procedano senza intoppi. Ad esempio, potrebbe essere necessario un segretario per pianificare e riprogrammare gli appuntamenti e rispondere alle telefonate. Potrebbe anche essere tenuto a coordinare le riunioni tra i membri del personale, i potenziali clienti e molti altri.
Spesso, anche i segretari aziendali sono tenuti a compilare relazioni scritte. Questi rapporti scritti possono includere lettere, presentazioni, memo, e-mail e altri elementi simili. In molti casi, il segretario è anche colui che si assicura che questi articoli raggiungano la destinazione finale, sia che si tratti di un dipartimento diverso nell'ufficio o in tutto il paese.
Un segretario della società può anche essere tenuto a svolgere un ruolo di supervisore. In molti casi, deve ricoprire il ruolo di direttore di altri segretari del personale. Un segretario della società può supervisionare i membri junior del personale le cui posizioni non sono necessariamente di segreteria, ma possono essere correlate. Ad esempio, un addetto alla reception, un impiegato di file e l'assistenza legale possono tutti lavorare sotto la supervisione di un segretario dell'azienda.
Spesso, un segretario della compagnia è tenuto a viaggiare per incontri con un dirigente. Mentre questi incontri possono, in alcuni casi, essere semplicemente dall'altra parte della strada, altre volte i requisiti di viaggio possono essere significativi. In genere, durante il viaggio, il segretario è tenuto a prendere appunti, preparare presentazioni e assicurarsi che vengano preparate le sistemazioni di viaggio.
A seconda del luogo in cui lavorano, è possibile che alcuni segretari aziendali debbano avere una formazione aggiuntiva. Ad esempio, a coloro che lavorano nell'arena legale può essere richiesta una conoscenza di base della legge, mentre quelli che lavorano nel campo medico possono avere una conoscenza di base delle questioni mediche. Spesso, chi ha scarse conoscenze può acquisire una formazione sul posto di lavoro attraverso i propri manager o colleghi.