Co robi sekretarz firmy?

Dobry sekretarz firmy jest w stanie wykonać wiele zadań. Jednym z najbardziej podstawowych obowiązków sekretarza firmy jest dbanie o to, aby codzienne działania firmy przebiegały płynnie i bez trudności. Ponadto osoba pracująca w tej roli musi być w stanie terminowo wypełniać pisemne raporty, nadzorować innych i podróżować na spotkania zarówno blisko, jak i daleko. W niektórych przypadkach sekretarz firmy może być zobowiązany do uzyskania dodatkowej wiedzy w danym obszarze. Wiedzę tę można zdobyć poprzez szkolenie w miejscu pracy od współpracowników lub kierownika.

Jednym z najważniejszych obowiązków sekretarza firmy jest zapewnienie sprawnego wykonywania podstawowych codziennych operacji firmy. Na przykład sekretarka może być wymagana do planowania i zmiany terminów oraz odbierania połączeń telefonicznych. Może być również zobowiązany do koordynowania spotkań pracowników, potencjalnych klientów i wielu innych osób.

Często sekretarze firm są również proszeni o wypełnienie pisemnych raportów. Te pisemne raporty mogą zawierać listy, prezentacje, notatki, e-maile i inne podobne elementy. W wielu przypadkach sekretarz jest również tym, który dba o to, aby te przedmioty dotarły do ​​miejsca docelowego, czy to do innego działu w biurze, czy w całym kraju.

Od sekretarza spółki może być również wymagane pełnienie funkcji nadzorczej. W wielu przypadkach musi on być dyrektorem innych sekretarzy personelu. Sekretarz spółki może nadzorować młodszych członków personelu, których stanowiska niekoniecznie są sekretarskie, ale mogą być powiązane. Na przykład recepcjonista, urzędnik i pomoc prawna mogą pracować pod nadzorem sekretarza firmy.

Często sekretarz firmy jest zobowiązany do podróżowania na spotkania z kierownikiem. Podczas gdy spotkania te mogą w niektórych przypadkach odbywać się po drugiej stronie ulicy, w innych przypadkach wymagania dotyczące podróży mogą być znaczące. Zazwyczaj podczas podróży sekretarka jest zobowiązana do sporządzania notatek, przygotowywania prezentacji i zapewnienia przygotowania miejsc do podróży.

W zależności od miejsca, w którym pracują, niektórzy sekretarze firmy mogą wymagać dodatkowego szkolenia. Na przykład, osoby pracujące na arenie prawnej mogą być zobowiązane do posiadania podstawowej wiedzy prawnej, podczas gdy osoby pracujące w dziedzinie medycyny mogą potrzebować podstawowej znajomości zagadnień medycznych. Często osoby o niewielkiej wiedzy mogą zdobyć szkolenie w miejscu pracy za pośrednictwem swoich menedżerów lub współpracowników.