Wat doet een bedrijfssecretaris?

Een goede bedrijfssecretaresse kan een aantal taken uitvoeren. Een van de meest basale verantwoordelijkheden van een bedrijfssecretaris is ervoor zorgen dat de dagelijkse activiteiten van het bedrijf soepel en zonder problemen verlopen. Bovendien moet een persoon die in deze rol werkt, in staat zijn om schriftelijke rapporten tijdig in te vullen, anderen te begeleiden en te reizen voor vergaderingen zowel dichtbij als veraf. In sommige gevallen kan een bedrijfssecretaris nodig zijn om extra kennis op te doen op een bepaald gebied. Deze kennis kan worden verkregen door middel van on-the-job training van collega's of een manager.

Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een bedrijfssecretaris is ervoor te zorgen dat de dagelijkse basisactiviteiten van een bedrijf soepel verlopen. Een secretaresse kan bijvoorbeeld nodig zijn om afspraken in te plannen en opnieuw in te plannen en telefoontjes te beantwoorden. Hij of zij kan ook worden verplicht om de vergaderingen tussen personeelsleden, potentiële klanten en vele anderen te coördineren.

Vaak worden bedrijfssecretarissen ook gevraagd om schriftelijke rapporten in te vullen. Deze schriftelijke rapporten kunnen brieven, presentaties, memo's, e-mails en andere vergelijkbare items bevatten. In veel gevallen is de secretaris ook degene die ervoor zorgt dat deze items hun eindbestemming bereiken, hetzij naar een andere afdeling op kantoor of in het hele land.

Van een bedrijfssecretaris kan ook worden geëist dat hij in een toezichthoudende rol werkt. In veel gevallen moet hij of zij fungeren als directeur van andere personeelsleden. Een bedrijfssecretaris kan toezicht houden op junior personeelsleden wier functies niet noodzakelijkerwijs secretarieel zijn, maar mogelijk verband houden. Een receptionist, archiefmedewerker en rechtsbijstand kunnen bijvoorbeeld allemaal werken onder toezicht van een bedrijfssecretaris.

Vaak is een bedrijfssecretaresse verplicht om te reizen voor vergaderingen met een manager. Hoewel deze vergaderingen in sommige gevallen gewoon aan de overkant van de straat kunnen zijn, kunnen de reisvereisten op andere momenten aanzienlijk zijn. Doorgaans moet de secretaresse tijdens reizen notities maken, presentaties voorbereiden en ervoor zorgen dat reisaccommodaties worden voorbereid.

Afhankelijk van de locatie waar ze werken, is het mogelijk dat sommige bedrijfssecretarissen aanvullende training nodig hebben. Van degenen die in de juridische arena werken, kan bijvoorbeeld vereist zijn dat ze basiskennis van de wet hebben, terwijl degenen die in de medische sector werken wellicht een basiskennis van medische kwesties moeten hebben. Vaak kunnen mensen met weinig kennis on-the-job training krijgen via hun managers of collega's.