O que faz um secretário da empresa?
Uma boa secretária da empresa é capaz de executar várias tarefas. Uma das responsabilidades mais básicas de um secretário da empresa é garantir que as operações diárias da empresa funcionem sem problemas e sem problemas. Além disso, uma pessoa que trabalha nessa função deve ser capaz de preencher relatórios escritos em tempo hábil, supervisionar outras pessoas e viajar para reuniões próximas e distantes. Em alguns casos, pode ser necessário que um secretário da empresa adquira conhecimentos adicionais em uma área específica. Esse conhecimento pode ser adquirido por meio de treinamento no trabalho de colegas de trabalho ou gerente.
Uma das responsabilidades mais importantes de um secretário da empresa é garantir que as operações diárias básicas de uma empresa funcionem sem problemas. Por exemplo, uma secretária pode ser solicitada a agendar e reagendar compromissos e atender telefonemas. Ele ou ela também podem ser solicitados a coordenar reuniões entre funcionários, clientes em potencial e muitos outros.
Freqüentemente, os secretários da empresa também devem preencher relatórios por escrito. Esses relatórios escritos podem incluir cartas, apresentações, memorandos, e-mails e outros itens semelhantes. Em muitos casos, é também a secretária que garante que esses itens cheguem ao seu destino final, seja para um departamento diferente no escritório ou em todo o país.
Um secretário da empresa também pode ser obrigado a trabalhar em uma função de supervisão. Em muitos casos, ele ou ela deve servir como diretor de outros secretários na equipe. Um secretário da empresa pode supervisionar membros juniores da equipe cujos cargos não são necessariamente de secretariado, mas podem estar relacionados. Por exemplo, uma recepcionista, atendente de arquivo e assistência jurídica podem trabalhar sob a supervisão de um secretário da empresa.
Muitas vezes, é necessário que uma secretária da empresa viaje para reuniões com um gerente. Embora essas reuniões possam, em alguns casos, simplesmente do outro lado da rua, outras vezes os requisitos de viagem podem ser significativos. Normalmente, durante a viagem, a secretária deve fazer anotações, preparar apresentações e garantir que as acomodações da viagem estejam preparadas.
Dependendo do local em que trabalham, alguns secretários da empresa podem precisar de treinamento adicional. Por exemplo, aqueles que trabalham na área jurídica podem ter conhecimentos básicos de direito, enquanto aqueles que trabalham na área médica podem precisar ter um entendimento básico dos problemas médicos. Freqüentemente, aqueles com pouco conhecimento podem obter treinamento no trabalho através de seus gerentes ou colegas de trabalho.