Che cos'è una scheda di apertura?
Una scheda di apertura è una scheda perforata che include un'apertura in cui è inserito un pezzo di microfilm. Il microfilm contiene dati come un disegno, mentre la scheda perforata include dettagli sui dati. Le schede di apertura sono state progettate per l'uso archivistico in una vasta gamma di applicazioni e alcune sono ancora utilizzate in questo senso oggi. Per la maggior parte, tuttavia, i sistemi di archiviazione digitale hanno sostituito la scheda di apertura.
Alcuni esempi di cose che possono essere montate su una scheda di apertura includono progetti, disegni tecnici e microfilm di pagine di giornali. Le dimensioni del film variano, a seconda di dove e quando il film è stato prodotto. La carta, contrassegnata dal codice Hollerith, di solito contiene anche informazioni leggibili dall'uomo in modo che la carta possa essere facilmente identificata.
Per visualizzare una scheda di apertura è necessario un lettore di schede specializzato. Il lettore di schede può interpretare i metadati sulla scheda perforata e ingrandire il film in modo che sia facilmente visibile. I lettori di schede possono includere la possibilità di ordinare e catalogare una vasta collezione di schede di apertura, consentendo alle persone di gestire un archivio di grandi dimensioni.
Il netto vantaggio di una scheda di apertura dal punto di vista archivistico è che occupa molto meno spazio rispetto a progetti e disegni a grandezza naturale, insieme alle loro informazioni di accompagnamento. Le dimensioni e la forma standardizzate facilitano anche la memorizzazione delle schede di apertura in contrasto con i disegni originali. Ad esempio, un ufficio dei registri della contea può archiviare registri di atti e progetti in una piccola stanza quando si trovano su schede di apertura, richiedendo uno spazio molto più ampio per i documenti originali.
Lo svantaggio, ovviamente, è che le carte di apertura occupano ancora spazio e richiedono alcune attività manuali, a differenza delle informazioni digitali. Con un sistema di archiviazione digitale, le informazioni possono essere catalogate in vari modi e richiamate all'istante ogni volta che sono richieste. I sistemi digitali, tuttavia, possono degradare i dati se sono compromessi e può essere costoso sostituire i sistemi quando viene sviluppata la tecnologia più recente.
Importanti archivi di diaframmi sono stati convertiti in forma digitale per comodità in alcune regioni. Le carte originali possono essere conservate o scartate quando è chiaro che il sistema digitale è funzionale. Per le persone con un interesse particolarmente ardente, gli spazi vuoti delle carte di apertura sono ancora disponibili, consentendo alle persone di creare nuove carte di apertura. Tali carte sono utilizzate principalmente per l'interesse personale piuttosto che per l'archiviazione istituzionale, poiché la tecnologia digitale ha così tanti chiari vantaggi che la rendono una scelta preferita.