Hoe kies ik de beste inventariscontrolesoftware?
Er zijn letterlijk honderden softwareprogramma's voor inventarisbeheer beschikbaar en het is absoluut noodzakelijk om de beste te kiezen voor een bepaald bedrijf. Inzicht in de functies van de voorraadbeheersoftware, de initiële prijs, eventuele terugkerende kosten, de softwarecompatibiliteit met de huidige systemen en de schaalbaarheid zijn factoren waarmee rekening moet worden gehouden. Weten wat nodig is om de bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, helpt ook bij het nemen van een juiste aankoopbeslissing.
Veelvoorkomende functies van voorraadbeheersoftware zijn voorraadbeheer op voorraadniveau, inkoopordergeschiedenis, huidige status van inkooporders en standaard prijstabellen. Andere functies kunnen zijn: serienummer volgen, automatisch opnieuw bestellen, vervaldatum bijhouden, volumeprijstabellen, meerdere kostenmethoden, meerdere locatie-inventarisscheiding en kitting of stuklijst (BOM) procesmogelijkheden. Sommige of al deze functies kunnen nodig zijn, afhankelijk van het type bedrijf dat de software gaat gebruiken.
Prijs en terugkerende kosten zijn andere factoren die u moet beoordelen wanneer u beslist welke voorraadbeheersoftware u wilt kopen. Aangezien de aankoopprijs vooraf wordt betaald, bepaalt u hoe lang de software in gebruik zal zijn om de kosten per jaar te berekenen. Terugkerende kosten zoals licentiekosten, upgradekosten en kosten voor probleemoplossing moeten ook worden beoordeeld. De prijzen voor deze "extra's" verschillen aanzienlijk per leverancier, dus bedrijven moeten begrijpen hoe vaak hun bedrijf deze services mogelijk moet gebruiken om te bepalen wat ze kunnen verwachten te betalen.
Softwarecompatibiliteit met huidige systemen kan de belangrijkste factor zijn bij het bepalen van de beste voorraadbeheersoftware. ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) bevatten meestal al een module voor voorraadbeheer. Als het bedrijf geen ERP-systemen gebruikt of andere systemen zoals onderzoek en ontwikkeling (R&D), engineering change tracking, magazijnbeheer en financieel beheer heeft om te integreren met de nieuwe software voor voorraadbeheer, moet een IT-professional de compatibiliteit beoordelen. Als de huidige en nieuwe software niet compatibel zijn, krijgt het bedrijf niet het volledige voordeel dat alle informatie van het ene systeem naar het andere stroomt.
Schaalbaarheid is een andere factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van software voor voorraadbeheer. Afhankelijk van de grootte en toekomstige plannen van het bedrijf, kan bepaalde software beter zijn dan andere. Als het bedrijf bijvoorbeeld van plan is om binnen een korte periode aanzienlijk uit te breiden, kan de software dan veel meer gebruikers en gegevensbestanden ondersteunen? Ervoor zorgen dat de voorraadbeheersoftware kan groeien naarmate het bedrijf groeit, is een belangrijke factor in het besluitvormingsproces.