Hoe kies ik het beste inventarisatiesysteem voor kleine bedrijven?

Een voorraadsysteem is de interne methode die een bedrijf gebruikt om de producten die het aan consumenten verkoopt te bestellen, te beheren en te verantwoorden. Een inventarisatiesysteem voor kleine bedrijven zal het proces van een groter bedrijf weerspiegelen, zij het in een minder intense omgeving, gezien het verschil in grootte tussen de bedrijven. Twee soorten voorraadsystemen zijn gebruikelijk in de zakelijke omgeving: periodiek en eeuwigdurend. Dit zijn op boekhoudsystemen gebaseerde systemen, hoewel een bedrijf zijn voorraadprocedures vaak rond deze systemen zal bouwen.

Welk inventarisatiesysteem voor kleine bedrijven het beste is voor een bepaald bedrijf, hangt vaak af van het type goederen dat een bedrijf verkoopt. Kleine bedrijven die vergelijkbare goederen of grote groepen artikelen verkopen, kunnen bijvoorbeeld meer profiteren van een periodiek voorraadsysteem, dat slechts eenmaal per maand of driemaandelijks wordt bijgewerkt. Dit is voordelig omdat het kleine bedrijf elke maand met een openingsinventaris begint en het aan het einde van de boekhoudperiode bijwerkt. Dit elimineert de tijd die nodig is om items te tellen die niet gemakkelijk te scheiden zijn of die een tijdrovend proces met zich meebrengen dat geld genererende activiteiten wegneemt.

Het eeuwigdurende inventarisatiesysteem is veel meer betrokken; onder dit systeem zal een bedrijf zijn boekhoudkundige grootboek bijwerken na elke aankoop, verkoop of aanpassing van de voorraadrekening. Dit voorraadsysteem voor kleine bedrijven werkt goed voor bedrijven met enkelvoudige artikelen of voorraadproducten die uiterst waardevol zijn. Hoewel meer tijdrovend, biedt het meer nauwkeurigheid voor het kleine bedrijf en de mogelijkheid om nauwkeurig inventaris te bestellen zonder al te veel producten bij de hand te hebben.

Voorraadwaardering is ook een belangrijk kenmerk van een inventarisatiesysteem voor kleine bedrijven. Waardering bepaalt de kosten in de voorraadrekening van het bedrijf en de kosten van de verkochte goederenrekening voor elke boekhoudperiode. Drie methoden komen het meest voor in bedrijven: first in, first out (FIFO); last in, first out (LIFO); en de gewogen gemiddelde kostenberekening. FIFO vereist dat het bedrijf de oudste goederen verkoopt die het eerst worden vermeld in de voorraadadministratie. Dit resulteert in de hoogste resterende kosten in de voorraadrekening en de laagste kosten van verkochte goederen, wat resulteert in hogere netto-inkomsten gerapporteerd in de resultatenrekening. LIFO is het tegenovergestelde van FIFO; daarom zijn de kosten van verkochte goederen hoger en is de aanwezige voorraad lager dan FIFO. De gewogen gemiddelde methode berekent een nieuwe kost voor elk voorraadartikel nadat aankopen en aanpassingen in de rekening zijn aangebracht.

Het selecteren van de waarderingsmethode voor een inventarisatiesysteem voor kleine bedrijven is afhankelijk van de manier waarop het bedrijf netto-inkomsten wil rapporteren. De algemene theorie is dat FIFO hogere netto-inkomsten rapporteert, wat resulteert in een hogere belastingverplichting voor het kleine bedrijf. Dit kan een moeilijke cashflowsituatie veroorzaken als het bedrijf belasting moet betalen aan de nationale of lokale overheid.