Jak wybrać najlepszy system magazynowy dla małych firm?
System zapasów jest wewnętrzną metodą stosowaną przez firmę do zamawiania, kontroli i rozliczania produktów sprzedawanych konsumentom. System inwentaryzacji dla małych firm będzie odzwierciedlał proces większej firmy, choć w mniej intensywnym środowisku, biorąc pod uwagę różnicę wielkości między firmami. Dwa rodzaje systemów magazynowych są powszechne w środowisku biznesowym: okresowe i wieczyste. Są to systemy księgowe, chociaż firma często buduje swoje praktyki inwentaryzacyjne wokół tych systemów.
To, który system inwentaryzacji dla małych firm jest najlepszy dla konkretnej firmy, będzie często zależeć od rodzaju towarów, które firma sprzedaje. Na przykład małe firmy, które sprzedają podobne towary lub duże grupy towarów, mogą skorzystać na okresowym systemie zapasów, który aktualizuje się tylko raz w miesiącu lub raz na kwartał. Jest to korzystne, ponieważ mała firma rozpocznie co miesiąc z początkową wartością zapasów i zaktualizuje ją na koniec okresu obrachunkowego. Eliminuje to potrzebę poświęcania czasu na liczenie przedmiotów, które nie są łatwe do oddzielenia lub wymagają czasochłonnego procesu, który zabiera działania generujące pieniądze.
System wieczystej inwentaryzacji jest znacznie bardziej zaangażowany; w ramach tego systemu firma aktualizuje swoją księgę rachunkową po każdym zakupie, sprzedaży lub dostosowaniu konta zapasów. Ten system inwentaryzacji dla małych firm działa dobrze dla firm posiadających pojedyncze przedmioty lub produkty magazynowe, które są niezwykle cenne. Choć zajmuje więcej czasu, zapewnia większą dokładność małym firmom i możliwość dokładnego zamawiania zapasów bez posiadania zbyt wielu produktów.
Wycena zapasów jest również ważną cechą systemu zapasów dla małych firm. Wycena określa koszt na rachunku zapasów firmy i rachunek kosztów sprzedaży towarów dla każdego okresu obrachunkowego. Trzy metody są najczęściej stosowane w biznesie: pierwsze wejście, pierwsze wyjście (FIFO); ostatnie wejście, pierwsze wyjście (LIFO); oraz obliczanie średniego ważonego kosztu. FIFO wymaga od firmy sprzedaży najstarszych towarów, które są wymienione w pierwszej kolejności na koncie zapasów w księdze rachunkowej. Spowoduje to, że najwyższy koszt pozostanie na rachunku zapasów i najniższy koszt sprzedanych towarów, co przełoży się na wyższy dochód netto wykazany w rachunku zysków i strat. LIFO jest przeciwieństwem FIFO; w związku z tym koszt sprzedanych towarów jest wyższy, a dostępne zapasy są niższe niż FIFO. Metoda średniej ważonej oblicza nowy koszt dla każdego elementu zapasów po zakupach i korektach na koncie.
Wybór metody wyceny dla systemu zapasów dla małych firm będzie zależał od tego, w jaki sposób firma chce raportować dochód netto. Ogólna teoria głosi, że FIFO wykazuje wyższy dochód netto, co skutkuje wyższym obowiązkiem podatkowym dla małego biznesu. Może to stworzyć trudną sytuację w zakresie przepływów pieniężnych, jeśli firma będzie musiała płacić podatki władzom krajowym lub lokalnym.