Wat zijn best practices voor inkoop?
Best practices voor inkoop zijn strategieën die kunnen worden gevolgd bij het nemen van inkoopbeslissingen. Deze praktijken kunnen het opbouwen van leveranciersrelaties, teamgebaseerde benaderingen van inkoop en correct gebruik van technologie of e-inkoop omvatten. Het implementeren van best practices voor inkoop kan de effectiviteit van inkoopbeslissingen aanzienlijk verbeteren.
Een van de belangrijkste best practices voor inkoop is wellicht het verbeteren van de relatie tussen kopers en leveranciers. Het kiezen van een leverancier die uitsluitend op concurrerende prijzen is gebaseerd, wordt vaak als kortzichtig gezien en kan ineffectief zijn. Een alternatieve inkooppraktijk is om leveranciers te gebruiken die betrouwbare producten aanbieden tegen eerlijke prijzen.
Het opbouwen van een langdurige relatie met een betrouwbare leverancier kan leiden tot een betere klantenservice en kan in de loop van de tijd kosteneffectiever blijken te zijn. Het voortdurend veranderen van leveranciers op zoek naar de laagste prijs kan om een aantal redenen schadelijk zijn voor een bedrijf. Regelmatig van leverancier veranderen kan zelfs resulteren in een minder betrouwbare service die uiteindelijk meer kan kosten als deadlines worden gemist of klanten ontevreden zijn. Ook blijven sommige goedkopere leveranciers misschien niet zo lang in bedrijf, dus het risico dat u weer van leverancier moet veranderen, is groot. Het opbouwen van een relatie met een vaste leverancier kan helpen bij het opbouwen van een respectvolle zakelijke regeling, en de leverancier zal de vaste zaken waarschijnlijk meer waarderen en concessies doen wanneer dat nodig is.
Een andere best practice voor inkoop is om een hele afdeling op een of andere manier verantwoordelijk te maken voor inkoop. Door inkooppraktijken meer een teaminspanning te geven, kan het moreel van het bedrijf worden gestimuleerd en de strategische inkoopbenadering worden verbeterd. Sommige praktijken omvatten het aanwijzen van een vertegenwoordiger van elke afdeling om zitting te nemen in een inkoopcomité dat regelmatig overlegt met de inkoopafdeling.
Een van de meest besproken best practices voor inkoop is het gebruik van e-procurement. E-aanbesteding is een elektronische methode voor het kopen van benodigdheden en diensten. Bedrijven die e-procurement software kopen, kunnen online product- en servicebetalingen ontvangen.
E-aanbesteding wordt als een best practice beschouwd omdat het de overheadkosten kan verlagen door de kosten van de inkoopagent te elimineren. Met deze software kunnen klanten ook gemakkelijker online worden gecontacteerd en worden de kosten in verband met massa-mailing verlaagd. Door online aankopen beschikbaar te stellen, krijgt een bedrijf ook meer bekendheid en wordt een bedrijf toegankelijker voor een groter klantenbestand. E-procurement software kan ook helpen bij het organiseren van facturering, winst- en verliesoverzichten en andere financiële gegevens. Alleen deze functie kan besparen op de extra kosten van een normale boekhouder. Het aanschaffen van e-procurement software is mogelijk de meest effectieve methode om kosten te besparen en tegelijkertijd de bedrijfsefficiëntie en communicatie te verbeteren.