Wat is een documentaire factuur?
Ook bekend als een documentaire schets, een documentaire factuur is een soort wisselbrief die vaak wordt opgenomen in de papieren die nodig zijn voor het uitvoeren van een soort internationale handel. Dit type document heeft als doel een eenvoudige factuur te verstrekken die kan worden gebruikt om de betaling voor de bestelling in te dienen. De inhoud van de documentaire factuur moet in overeenstemming zijn met de handelsregels die gelden in zowel het land van herkomst als de natie waar de koper woont. Doorgaans wordt het detail op het documentaire ontwerp rechtstreeks afgeleid uit de informatie in de andere documenten die relevant zijn voor de bestelling.
De documentaire factuur is bedoeld om een overzicht van de bestelling te geven en om de koper een document te verstrekken dat kan worden gebruikt als de machtiging om de betaling voor die bestelling te verlengen. Doorgaans bevat het detail op de factuur informatie die ook wordt weerspiegeld in de andere documenten die zijn voorbereid voor de bestelling, zoals de cognossement, het voor de bestelling beveiligde verzekeringsbewijs en een document dat bekend staat als een certificaat van oorsprong, die de verkoper duidelijk identificeert en relevante informatie over de goederen die door die verkoper worden aangeboden. In zekere zin dient de factuur om een samenvatting van de transactie te geven door te putten uit essentiële informatie in de andere ondersteunende documenten.
Indien correct vervaardigd, maakt de documentaire factuur het mogelijk voor de goederen om onverwijld door de douane en andere controleposten te gaan. Zolang de informatie op de factuur in overeenstemming is met alle betrokken handelsregelgeving en overeenkomt met de gegevens op de andere documenten die bij de verzending zijn inbegrepen, kunnen de goederen met weinig onderbreking naar de bestemming worden doorgevoerd. Als u ervoor zorgt dat het document nauwkeurig en volledig is, vergroot u de kans dat de zending binnen de door de koper gewenste tijd aankomt.
Er is geen universele structuur voor een documentaire factuur. De exacte inhoud van het document is afhankelijk van de handelsregels die relevant zijn voor zowel het land waarin de verkoper zich bevindt, als de natie waar de koper de bestelde goederen uiteindelijk zal ontvangen. Daartoe moet bij de structuur van de rekening rekening worden gehouden met eventuele vereisten van de douanekantoren aan elk einde van het verzendproces. Tegelijkertijd zal het overwegen van voorschriften die te maken hebben met de wijze of verzendwijzen die worden gebruikt voor het transport van de bestelling, ook van invloed zijn op het type informatie dat in het concept is opgenomen. Als de zending bijvoorbeeld wordt vervoerd via een combinatie van spoor, boot en vliegtuig, wordt bij het samenstellen van de documentaire rekening rekening gehouden met bijzondere informatie-eisen die relevant zijn voor deze drie wijzen van verzending.