Wat is een loonlijst?

Een payroll-account is een bankrekening die wordt gereserveerd voor het beheer van alle betalingen die zijn gekoppeld aan de payroll van een werkgever. Geld wordt van andere zakelijke rekeningen naar de rekening overgemaakt om een ​​loonlijst te financieren, geld te reserveren voor het betalen van werkgeversbelastingen en eventuele inhoudingen op de beloning van werknemers en om betalingen in de vorm van elektronische overschrijvingen of papieren cheques te betalen. Het wordt meestal aanbevolen om een ​​aparte bankrekening te houden voor de loonadministratie, omdat dit het volgen van activiteiten in de hoofdboekhouding veel eenvoudiger maakt.

Naast het bieden van een georganiseerd middel voor het implementeren van transacties die verband houden met de loonlijst, maakt een loonlijstaccount het ook gemakkelijker om te bepalen welke van die transacties met succes zijn voltooid. Payroll-betalingen, hetzij in de vorm van een papieren cheque of door het saldo over te dragen naar een loonkaartaccount van een werknemer, kunnen gemakkelijk worden geïdentificeerd, waardoor het eenvoudig wordt om de datum te volgen waarop de initiële transactie plaatsvond en wanneer die transactie op de rekening werd geboekt. Hierdoor kan het personeel van de loonadministratie snel in realtime bepalen welke betalingen al dan niet zijn vrijgegeven.

Hoewel het onderhouden van een loonadministratie kan worden beheerd met behulp van een eenvoudig salarisadministratie en chequeregister, maken veel bedrijven tegenwoordig gebruik van loonadministratiesoftware. Softwarepakketten van dit type maken het berekenen van de loonlijst, inclusief de toepassing van overuren voor werknemers per uur en het inhouden van belastingen, een eenvoudig proces. Bovendien kan de software worden gebruikt om het proces van het elektronisch overboeken van de loonlijst naar de bankrekeningen van werknemers te automatiseren. Veel van deze pakketten zijn ook in staat om elektronische betalingen te doen aan belastinginstanties, en om geld over te maken naar aangewezen rekeningen in situaties waarin een werknemer momenteel een beslagbeslag of een doorlopende opdracht heeft, zoals een kinderbijslagbetaling.

Samen met de meer algemene definitie van de loonrekening als een bankrekening die alleen voor loondoeleinden wordt gebruikt, verwijst de term ook naar een rekening die is ingesteld bij een nationaal inkomstenbureau, zoals de Internal Revenue Service in de Verenigde Staten of de Canada Revenue Agency. Dit account dient als het bestemmingspunt voor alle loonactiviteiten die door een bepaald bedrijf worden gemeld. Activiteit relevant voor de rekening omvat de totale uitbetaling van lonen en salarissen, het bedrag aan inhouding voor elke werknemer en een uitsplitsing van de belastingen en andere vormen van inhouding die voor de werknemer zijn gedaan. In deze toepassing houdt de loonrekening ook het bedrag aan loonheffingen bij dat verschuldigd is door het eigenlijke bedrijf en past betalingen toe op dat bedrag wanneer de middelen van het bedrijf worden ontvangen.