Was ist ein Lohnkonto?

Ein Lohnkonto ist ein Bankkonto, das zum Zweck der Verwaltung aller Auszahlungen, die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Arbeitgebers verbunden sind, reserviert wird. Gelder werden von anderen Geschäftskonten auf das Konto überwiesen, um eine Gehaltsabrechnung zu finanzieren, Gelder für die Zahlung von Arbeitgebersteuern und etwaigen Einbehaltungen von Arbeitnehmerentgelten bereitzustellen und Zahlungen in Form von elektronischen Überweisungen oder Schecks in Papierform auszuzahlen. Die Führung eines separaten Bankkontos für Abrechnungszwecke wird in der Regel empfohlen, da dies die Nachverfolgung der Aktivitäten in den Hauptabrechnungsbüchern erheblich vereinfacht.

Neben der Bereitstellung einer organisierten Methode zur Implementierung von Transaktionen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung erleichtert ein Gehaltsabrechnungskonto auch die Feststellung, welche dieser Transaktionen erfolgreich abgeschlossen wurden. Auszahlungen für die Gehaltsabrechnung, entweder in Form eines Papierschecks oder durch Überweisung des Guthabens auf ein Lohnkartenkonto des Mitarbeiters, können auf einfache Weise identifiziert werden, sodass das Datum der ersten Transaktion und der Zeitpunkt der Buchung auf dem Konto einfach nachverfolgt werden kann. Auf diese Weise kann das Personal in Echtzeit schnell feststellen, welche Auszahlungen getätigt wurden und welche noch nicht getätigt wurden.

Während die Führung eines Gehaltskontos mithilfe eines einfachen Gehaltsabrechnungs- und Scheckregisters verwaltet werden kann, verwenden heutzutage viele Unternehmen eine Gehaltsabrechnungssoftware. Derartige Softwarepakete machen die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich der Anwendung von Überstundenvergütungen für Arbeitnehmer auf Stundenbasis und der Quellensteuer, zu einem einfachen Vorgang. Darüber hinaus kann die Software verwendet werden, um den Prozess der elektronischen Überweisung vom Lohnkonto auf die Bankkonten der Mitarbeiter zu automatisieren. Viele dieser Pakete sind auch in der Lage, elektronische Zahlungen an Steuerbehörden zu übermitteln und Gelder auf festgelegte Konten zu überweisen, wenn ein Mitarbeiter derzeit einem Pfändungsauftrag oder einem Dauerauftrag wie einer Unterhaltszahlung für Kinder unterliegt.

Neben der allgemeineren Definition des Gehaltskontos als Bankkonto, das nur zu Gehaltszwecken verwendet wird, bezieht sich der Begriff auch auf ein Konto, das bei einer nationalen Steuerbehörde wie dem Internal Revenue Service in den USA oder der kanadischen Steuerbehörde eingerichtet wurde Agentur. Dieses Konto dient als Bestimmungsort für alle von einem bestimmten Unternehmen gemeldeten Abrechnungsaktivitäten. Zu den kontorelevanten Aktivitäten gehören die Gesamtauszahlung von Löhnen und Gehältern, die Höhe der Einbehaltung für jeden Mitarbeiter sowie eine Aufschlüsselung der Steuern und sonstigen Einbehaltungsformen, die im Auftrag des Mitarbeiters vorgenommen wurden. In dieser Anwendung protokolliert das Lohnkonto auch den Betrag der Lohnsteuern, die vom eigentlichen Unternehmen geschuldet werden, und wendet Zahlungen auf diesen Betrag an, wenn die Gelder vom Unternehmen eingehen.