Wat is een biedingsaanvraag?
Ook bekend als simpelweg een biedingsverzoek, is een biedingsverzoek een formele uitnodiging voor een leverancier om een bod in te dienen bij een potentiële klant in de hoop het bedrijf van die persoon, die onderneming of die organisatie zonder winstoogmerk veilig te stellen. Soms aangeduid als een offerteaanvraag of RFP, bevat het biedingsverzoek de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de werkrelatie, evenals een prijs die de uitgevende instelling waarschijnlijk wenselijk acht. Hoewel biedingen enigszins informeel kunnen zijn, zijn ze vaak goed gedocumenteerd en zodanig gestructureerd dat de entiteit die biedingen aanvraagt, alle inzendingen relatief eenvoudig kan vergelijken.
Het proces voor het maken van een biedingsverzoek is relatief eenvoudig. De uitgevende entiteit identificeert welke producten nodig zijn, bevat alle details over speciale toepassingen of functies die vereist zijn en nodigt vervolgens geselecteerde leveranciers uit om een formeel bod voor het bedrijf in te dienen. Gewoonlijk zijn er beperkingen op hoe het bod kan worden ingediend en een vervaldatum waarop de uitgevende instelling het bod moet ontvangen om het te kunnen overwegen. Het niet naleven van de richtlijnen die door de emittent zijn opgesteld, leidt meestal tot automatische uitsluiting van de behandeling zodra de evaluatie van ontvangen biedingen aan de gang is.
De kern van elk biedingsverzoek is de prijsstelling voor elk goed of elke dienst die moet worden geleverd onder de voorwaarden van het contract. Prijsnoteringen moeten duidelijk, beknopt en volledig relevant zijn voor de gestelde en impliciete behoeften van de bieder. Hoewel de leverancier meestal enige ruimte heeft om andere gegevens op te nemen, moet de prijs altijd op één matrix worden weergegeven, bij voorkeur op een enkele pagina indien mogelijk. Het is niet ongebruikelijk dat de matrix gestructureerd is als een bijlage bij het hoofdgedeelte van de reactie.
Bij het bepalen hoe de prijsmatrix moet worden opgezet en waar de gegevens moeten worden opgenomen in de hoofdtekst van het antwoord op het biedingsverzoek, is het belangrijk om goed te letten op het biedingsvoorstelblad of andere documenten die door de uitgevende instelling zijn gecreëerd. De prijsmatrix moet zo worden gestructureerd dat de emittent dezelfde algemene stroom van het verzoek kan volgen bij het evalueren van de antwoorden. Als er specifieke instructies zijn over waar in de reactie om de matrix te plaatsen, zorg er dan voor dat dit is gebeurd. Dit helpt om het oog voor detail van de leverancier aan te tonen en maakt het voor de uitgever gemakkelijker om snel de gegevens te vinden die hij of zij wenst te bekijken tijdens het selecteren van de uiteindelijke leverancier.
In situaties waarin het biedingsverzoek erg basaal is en niet veel details geeft over de structuur en plaatsing van informatie in het antwoord, wil de respondent misschien gebruik maken van een boilerplate-voorstel, ook wel een voorstel-sjabloon genoemd. Veel bedrijven onderhouden ketels die snel kunnen worden aangepast met prijzen en andere basisinformatie die relevant is voor een specifiek biedingsverzoek. Er zijn ook een aantal generieke voorstelsjablonen beschikbaar om te downloaden, sommige gratis. Deze generieke middelen mogen echter alleen worden gebruikt wanneer de leverancier die het biedingsverzoek indient er niet voor kiest om specifieke details op te nemen over hoe de respons moet worden gestructureerd.