Vad är en begäran om bud?

Även känd helt enkelt som en budbegäran, är en begäran om bud en formell begäran för en leverantör att lämna ett bud till en potentiell kund i hopp om att säkra verksamheten hos den enskilda, företaget eller ideella organisationen. Ibland hänvisas till som en begäran om förslag eller RFP, inkluderar anbudsförfrågan de villkor som skulle styra arbetsförhållandet, samt ge prissättning som emittenten sannolikt kommer att vara önskvärd. Även om bud kan vara något informella, är de ofta väl dokumenterade och strukturerade på ett sätt som gör det möjligt för företaget som begär bud att jämföra alla inlägg med relativt enkelhet.

Processen för att skapa en begäran om anbud är relativt enkel. Den utfärdande enheten identifierar vilka produkter som är nödvändiga, innehåller alla detaljer om speciella applikationer eller funktioner som krävs och uppmanar sedan utvalda leverantörer att lämna ett formellt bud för verksamheten. Vanligtvis finns det begränsningar för hur budet kan lämnas in, och en förfallodag då emittenten måste ta emot budet för att det ska kunna beaktas. Underlåtenhet att följa riktlinjerna som utfärdats av emittenten leder vanligtvis till automatisk uteslutning från övervägande när utvärderingen av mottagna bud pågår.

Kärnan i varje begäran om anbud är prissättningen för varje vara eller tjänst som ska tillhandahållas enligt villkoren i avtalet. Prissättningen bör vara tydlig, kortfattad och helt relevant för de angivna och underförstådda behoven hos budgivaren. Även om det vanligtvis finns ett utrymme i svaret för leverantören att inkludera andra data, bör prissättningen alltid presenteras på en enda matris, helst om det är möjligt på en enda sida. Det är inte ovanligt att matrisen är strukturerad som en anslutning till huvuddelen av svaret.

När man beslutar hur man sätter upp prissättningsmatrisen och var de ska inkludera uppgifterna i kroppen för svaret på begäran om bud, är det viktigt att ägna stor uppmärksamhet åt budförslagsarket eller andra dokument som skapats av emittenten. Prismatrisen bör vara strukturerad på ett sätt som gör det möjligt för emittenten att följa samma allmänna flöde av begäran vid utvärderingen av svaren. Om det finns specifika instruktioner om var i svaret för att placera matrisen, se till att det är gjort. Genom att göra det hjälper vi att visa leverantörens öga för detaljer och underlätta för emittenten att snabbt hitta de uppgifter han eller hon vill granska under processen att välja den slutliga leverantören.

I situationer där begäran om bud är väldigt grundläggande och inte ger många detaljer om strukturen och placeringen av information i svaret, kan den svarande kanske använda sig av ett kokkärlsförslag, även känt som en förslagsmall. Många företag har pannplattor som snabbt kan anpassas med prissättning och annan grundläggande information som är relevant för en specifik budbegäran. Det finns också ett antal generiska förslagsmallar som kan laddas ner, några av dem utan kostnad. Dessa generiska resurser bör dock endast användas när leverantören som lämnar begäran om bud inte väljer att inkludera specifika detaljer om hur svaret ska struktureras.