Hva er en forespørsel om bud?

Også kjent som en anmodning om bud, er en forespørsel om bud en formell anmodning om at en leverandør skal legge inn et bud til en potensiell kunde i håp om å sikre virksomheten til den enkelte, selskapet eller ideell organisasjon. Noen ganger omtalt som en forespørsel om forslag eller RFP, inkluderer anmodningen om vilkår og betingelser som vil regulere arbeidsforholdet, samt gi priser som utsteder sannsynligvis vil finne ønskelig. Selv om bud kan være noe uformell, er de ofte godt dokumentert og strukturert på en måte som gjør det mulig for enheten som ber om bud å sammenligne alle innleveringer med relativt enkelhet.

Prosessen for å lage en anmodning om bud er relativt enkel. Den utstedende enheten identifiserer hvilke produkter som er nødvendige, inneholder alle detaljer om spesielle applikasjoner eller funksjoner som er nødvendige, og inviterer deretter utvalgte leverandører til å legge inn et formelt bud på virksomheten. Vanligvis er det begrensninger for hvordan budet kan leveres, og en forfallsdato som utsteder må motta budet for at det skal bli vurdert. Unnlatelse av å følge retningslinjene som er utstedt av utsteder fører vanligvis til automatisk utelukkelse fra behandling når evalueringen av mottatte bud er i gang.

I hjertet av enhver anmodning om bud er prisingen for hver vare eller tjeneste som skal leveres i henhold til kontraktens betingelser. Prisantydninger bør være klare, konsise og fullstendig relevante for de uttalte og underforståtte behovene til anbudsutstederen. Selv om det vanligvis er noe rom i svaret for leverandøren å inkludere andre data, bør prisene alltid presenteres på en enkelt matrise, helst på en enkelt side hvis mulig. Det er ikke uvanlig at matrisen er strukturert som en tilknytning til responsens hoveddel.

Når du bestemmer hvordan du skal sette opp prismatrisen og hvor dataene skal inkluderes i hoveddelen av svaret på anmodningen om bud, er det viktig å være nøye med budforslagsarket eller andre dokumenter opprettet av utstederen. Prismatrisen bør være strukturert på en måte som lar utsteder følge den samme generelle strømmen av forespørselen når de evaluerer svarene. Hvis det er spesifikke instruksjoner om hvor du kan svare på matrisen, må du forsikre deg om at det er gjort. Hvis du gjør det, hjelper det å demonstrere leverandørens øye for detaljer, samt gjøre det lettere for utstederen å raskt finne dataene han eller hun ønsker å gjennomgå under prosessen med å velge den endelige leverandøren.

I situasjoner der forespørselen om bud er veldig grunnleggende, og ikke gir mange detaljer om struktur og plassering av informasjon i svaret, kan respondenten ønske å benytte seg av et forslag til kjeleplate, også kjent som en forslagsmal. Mange virksomheter har kjeleplater som raskt kan tilpasses med priser og annen grunnleggende informasjon som er relevant for en spesifikk budforespørsel. Det er også en rekke generiske forslagsmaler som kan lastes ned, noen av dem uten kostnad. Disse generiske ressursene skal imidlertid bare brukes når leverandøren som sender ut anmodningen om bud ikke velger å inkludere spesifikke detaljer om hvordan svaret skal struktureres.