Hva er en forespørsel om bud?

Kjent ganske enkelt som en anmodning om bud, er en forespørsel om bud en formell oppfordring til at en leverandør skal sende inn et bud til en potensiell kunde i håp om å sikre virksomheten til den individuelle, selskapet eller ideelle organisasjonen.Noen ganger referert til som en forespørsel om forslag eller RFP, inkluderer budforespørselen vilkårene og betingelsene som vil styre arbeidsforholdet, samt gi priser som utstederen sannsynligvis vil finne ønskelig.Mens bud kan være noe uformelle, er de ofte godt dokumentert og strukturert på en måte som lar enheten som ber om bud sammenligne alle innleveringer med relativt letthet.

Prosessen for å lage en forespørsel om bud er relativt enkel.Den utstedende enheten identifiserer hvilke produkter som er nødvendige, inkluderer alle detaljer om spesielle applikasjoner eller funksjoner som er nødvendige, og inviterer deretter utvalgte leverandører til å sende inn et formelt bud for virksomheten.Vanligvis er det begrensninger for hvordan budet kan sendes inn, og en forfallsdato der utstederen må motta budet for at det skal vurderes.Unnlatelse av å følge retningslinjene som er satt i verk av utstederen fører vanligvis til automatisk ekskludering fra vurdering når evalueringen av mottatte bud er i gang.

Hjertet av enhver forespørsel om bud er prisingen for hver beste eller tjeneste som skal gis i henhold til kontraktens vilkår.Pris sitater skal være tydelige, konsise og helt relevante for de uttalte og underforståtte behovene til budutstederen.Selv om det vanligvis er noe rom i svaret for leverandøren å inkludere andre data, bør prisingen alltid presenteres på en enkelt matrise, helst på en enkelt side hvis mulig.Det er ikke uvanlig at matrisen blir strukturert som et tilknytning til hoveddelen av responsen.

Når du bestemmer deg for hvordan du setter opp prismatrisen og hvor du skal inkludere dataene i kroppen av svaret på forespørselen om bud, er det viktig å følge nøye med på budforslaget eller andre dokumenter som er laget av utstederen.Prismatrisen skal være strukturert på en måte som gjør at utstederen kan følge den samme generelle strømmen av forespørselen når du evaluerer svarene.Hvis det er spesifikke instruksjoner om hvor i responsen for å plassere matrisen, må du sørge for at det er gjort.Å gjøre det hjelper til med å demonstrere leverandørens øye for detaljer, samt gjøre det lettere for utstederen å raskt finne dataene han eller hun ønsker å gjennomgå under prosessen med å velge den endelige leverandøren.

I situasjoner der forespørselen om bud er veldig grunnleggende, og ikke gir mange detaljer om struktur og plassering av informasjon i responsen, kan det hende at respondenten vil benytte seg av et kjeleplateforslag, også kjent som en forslagsmal.Mange virksomheter opprettholder kjeleplater som raskt kan tilpasses med priser og annen grunnleggende informasjon som er relevant for en spesifikk budforespørsel.Det er også en rekke generiske forslagsmaler tilgjengelig for nedlasting, noen av dem uten kostnad.Imidlertid bør disse generiske ressursene bare brukes når leverandøren som utsteder forespørselen om bud ikke velger å inkludere spesifikke detaljer om hvordan responsen skal struktureres.